売上3割増加!KiteRa導入によって就業規則作成の作業時間を10分の１に削減
就業規則は外部の社労士の先生に依頼していた
KiteRa導入を決定した背景について教えてください
中村先生私自身、文書作成ソフトの操作が苦手で、文書作成ソフトでの就業規則のインデックスの整理の煩雑さに対応出来ず、就業規則作成業務については全て外部社労士にアウトソーシングしておりました。
KiteRaは他社様からのメルマガでのご紹介によって知ったのですが、まさに「待ってました！」というサービスでございました。今まで私が就業規則の作成に感じていた課題が解決する予感と、このサービスがあればお客様の望む就業規則が短時間で作成できると感じ、導入を決定いたしました。
設問回答形式によって簡単に就業規則の作成が実現
KiteRaをどのように活用してますか？
中村先生設問形式の就業規則作成方法で、顧問先様の規程を1から作成しております。
旧規定をインポートして修正することもございますが、私はKiteRaで1から作成し直し、旧規定の内容もしっかりと反映させるため、必要な内容は追加差し込むという使い方を行っております。
KiteRaで就業規則を作成するときは、旧規定の内容も大切にしますので、追加変更条文を差し込んだ場合に、条数修正の自動化、目次ページの自動作成など、今まで文書作成ソフトでの修正作業に煩わしさを感じていた作業についても、自動でミスなく行われることが大変便利だと感じております。
1から就業規則を作成する場合でも、顧問先様とオンラインで打ち合わせを行い、私が設問内容を説明し、顧問先様が回答していくだけで簡単に作成ができるので、1日あれば十分に完成させることができます。今までの就業規則の作成では、顧問先様だけでなくアウトソーシング先とも打ち合わせをする必要があったので、かなりの工数がかかっておりました。KiteRa導入によって、作業時間は10分の1まで削減することができ、劇的な業務効率化を実感しております。
就業規則作成の作業時間を10分の１まで削減
KiteRaの導入によって具体的な効果はありましたか？
中村先生まず1つ目としては、業務の効率化だと思います。就業規則作成に係る一連の業務に、通常費やしていた時間が10分の１まで削減することができました。この削減できた時間を関与先様とのヒアリングにより多くの時間を費やし、質が高く、関与先様の思いが反映された就業規則が作成できております。
2つ目は、就業規則への苦手意識がなくなったことです。就業規則作成業務に関しては、インデックスのずれなど「これで大丈夫かな」という不安な気持ちが常にございました。KiteRa導入によって、インデックスの管理が自動化されたことで不安はほぼ無くなり、事務所として積極的に就業規則の業務を受注できるようになりました。
KiteRa導入によって積極的に就業規則受注を行う
中村先生就業規則売り上げについては、従来殆どありませんでした。KiteRa導入後は、就業規則業務を積極的に取り組む様になり、事務所売上にも大きく反映してきています。KiteRa導入によって、事務所の就業規則業務報酬体系もガラリと変更いたしました。法令改正・社内ルール変更があった場合には、いつでもスピーディに対応出来る様、月額制の報酬システムに変更しました。
それもKiteRaの導入が無ければ行えなかったと思います。契約期間中は法律の改正による就業規則の変更を無制限で行い、常に最新版の就業規則をご提供することが可能になりました。この月額制への移行は顧問先様にも好評頂き、労働者10名未満の関与先様からも作成依頼が増えております。
KiteRaは社労士の頼れる相棒
現在KiteRaを検討している社労士の先生方にメッセージがあればお聞かせください
中村先生文書作成ソフトでの就業規則の作成にあたり、インデックスの整理や雛形の調査などに時間がかかり課題を感じている先生が多くいらっしゃると思います。インデックスの整理などの本質ではない部分に時間と手間をかけるより、お客様とのヒアリングなどに大切な時間を費やす方が、業務の効率化やお客様の満足に繋げることができると思います。
KiteRaは文書作成ソフトでの就業規則の作成で感じていた課題を解決するだけでなく、設問形式での就業規則作成機能など、魅力的な機能が搭載されており、これだけの機能と業務効率化の恩恵を考えれば、決して高い買い物ではないと思います。
私はクラウドサービスを導入するときは、「私もしくは従業員が手作業で行うのとどちらがいいのか」「生産性向上になるのかどうか」「誰にメリットがあるのか」を軸に検討を行います。 KiteRaは、誰にとっても苦痛で正確性の求められるストレスフルな作業を、簡単かつ正確に行えるサービスであると実感しています。今ではKiteRaは私の頼れる相棒だと感じております。
このようなクラウドサービスの導入で躊躇していらっしゃる先生も多くいらっしゃると思いますが、システムに投資することは、社労士本来の能力を最大限に発揮するためのもので、決して無駄になることはないと確信しております。検討していらっしゃる先生は是非導入して業務効率化の実感をしていただきたいです。
貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。
社会保険労務士法人オンライン
創業期から安定期まで、企業様のバックオフィス業務代行を中心に活動しております。関与先企業様に寄り添い、企業様に必要な情報や働き方改革・業務効率化・健全な労働環境構築に必要な業務ツールを随時ご提供させていただきます。
