受注件数が3倍！就業規則作成をきっかけに新規顧問先の獲得に成功！

2021年に開業し、現在は手続・相談など一般的な社労士業務を行いつつ、３つの柱で展開しています。ひとつめは「働き方改革」への支援。時間外労働の削減を通し、子育て・介護や療養などライフイベントと、両立できる会社づくりを、提案しています。２本目の柱はクラウド化・テレワーク支援。こちらは、給与計算・勤怠管理プロセスの最適化が中心です。３本目は、企業風土を反映したワークルール・就業規則作成支援。今後はこの３つに、より注力していきます。

文書作成ソフトでの就業規則作成に膨大な作業を費やしていた

KiteRa導入の背景、KiteRaのサービスを知ったきっかけについて教えてください。

荻生先生KiteRaさんのサービスは、今から2年ほど前の開業前の勤務社労士だった頃から、インターネットの広告などで聞き及んでいましたが、当時はアンケートに答えるだけで就業規則が作れる、という程度の認識でした。

勤務社労士だった頃は、就業規則を文書作成ソフトで作成しておりました。就業規則作成の際には、内容の法的適合性は当然として、「使いやすさ」「メンテナンスのしやすさ」を重視していましたので、条文ごとにインデックスを設定して、条文番号の自動付与や目次、見出しをつけて納品していました。

このインデックス設定に、膨大な時間を費やしており、懸念事項となっていました。新規案件を断っても追いつかず、納入遅れでクレームにつながったり、顧問契約の解除に至った例すらありました。お客様の不便はもちろん、私自身のストレスも大きかったです。

開業後はこの作業負担を、いかに軽減するかが課題だったところに、KiteRaさんのサービスに改めて目を向けた次第です。KiteRa導入後は作成にかかる時間が圧倒的に削減され、規程作成業務の受注件数が3倍以上に増加、作業速度は体感で10倍以上になるなど、導入による恩恵は金額以上のものがあると感じております。

KiteRa導入の際の懸念点はありましたか?

荻生先生導入前に営業の方から、実際に操作画面を共有してもらい、操作感覚や機能の詳細までわかりやすくご説明いただいておりましたので、導入面での不安はありませんでした。

実際に使い始めてからの不明点についてはFAQや動画解説が充実していて、大抵の疑問は自己解決できています。また具体的な操作感が一般的な文書作成ソフトとそれほど使用感覚が変わらない配慮を感じました。

過去の就業規則作成の経験やパソコンの能力が、無駄にならず直感的な操作で使いこなすことができております。

設問形式での作成と顧問先との共有機能は大きな魅力

KiteRaの機能の中で、重宝している機能はありますか?

荻生先生非常に便利なシステムなのですが、特に重宝している機能は２つです。

1つ目は設問形式で就業規則を作成できるところですね。就業規則を作るときは、お客様立ち合いで、デュアルスクリーンで共有しながら設問に答えています。社労士が立ち合えば３０分くらいで、就業規則のベースができますね。事業主さんからは、出来上がりの速さに、驚きとともに称賛されます。このベースをもとに、社長の思い、会社の特色をワークルールに反映させて、オリジナルなものに仕上げています。

2つ目は、顧問先との共有が簡単にできるところですね。リアルタイムで規程を共有できますので、こちらの作業と同時進行で、お客様の都合のいい時間で、オンライン上でチェック・修正から決裁まで進められるのは、大きいですね。弊所はもちろん、お客様にとっても、作業工程や作業時間の、大幅な削減につながっています。また弊所は業務の完全ペーパーレス、テレワーク対応を実現していますが、クラウド上で事業所単位で、決裁・共有までできるのは、ペーパーレス化にも大きく役立っています。

実は導入にあたって2社ほど他の企業のサービスを検討していたのですが、この設問形式での作成方法、顧問先との共有機能が自分の業務スタイルに合っていると感じ、KiteRaの導入を決めました。

KiteRaの導入は社労士だけでなく、顧問先にも大きなメリットがある

顧問先は社内規程のクラウド化について満足されていますか?

荻生先生非常に好意的な反応をいただいております。30分程度で就業規則のベースができることを実演すると、驚きとともに賞賛されますね（笑）また、権限設定ができるので、KiteRaのシステムだけで、作成から規程の承認まで行うことができ、コメント履歴や作成の流れを追いかけることができるので、顧問先とのコミュニケーションがより円滑に進むようになりました。

また、弊所は就業規則の作成料を、タイムチャージで算定していますが、作業時間の短縮は、タイムチャージの削減にもつながります。顧問先にとっては、これまでよりも低いコストで、さらに高品質の就業規則が整えられる。社労士にとっても、空いた時間を、より質の高い提案に回せる。社労士と顧問先の双方のメリットを実感しています。

KiteRa導入は新規顧客獲得に繋がると思いますか？

荻生先生実際に、新規顧客獲得に繋がっております。受注件数は3倍以上に増えました。

KiteRaの導入によって、規程業務にかかる工数が大幅に減少したことで、許容量オーバーの懸念無しに、就業規則を絡めた提案を積極的に行えるようになったことが大きいです。

今は同時進行で就業規則を４件扱っています。既存の顧問先からの、就業規則のご相談も増えていますが、積極的に応じられています。既存先により高いレベルの提案を行って、規程作成だけでなく、コンサル業務に繋げることもできるようになりましたね。

今後は私自身の知名度や露出を高めるように、オンラインセミナーやインターネット上の広告なども進めて、より新規取引に結び付けたいと考えています。

システム上で作成から決裁まで行えるKiteRaは今後の営業の武器になる

今後、社労士業務・業界のDX化は進んで行くと思いますか?

荻生先生コロナ禍において、テレワークを多くの人が体験しました。それが人々の「働く」ことの意識にもたらした変化、そしてそれに伴うDX化は、決して後戻りすることはありませんし、今後DX化が一層進んでいくことは間違いないと判断しております。社労士としても、この意識の変化についていく、あるいは自ら先取りしていくことが、必要と考えています。　

DX化は社労士にとって、２つの大きな変革をもたらすと考えています。

1つ目は、DX化による業務の変革です。コロナ禍が事業主のDX化を一気に進め、それが行政のDX化、そして社労士のDX化も加速させています。就業規則ひとつとっても、KiteRaさんの他にも複数のサービスが、しのぎを削る状況になっています。

私たちの手続でいえば、ほとんどの手続は、電子申請できるようになっています。ただ就業規則の届出をはじめとする、労働基準関係の電子申請は、申請のしやすさ、使い勝手にまだ向上の余地を感じます。

就業規則の電子申請が、KiteRa Proからできるようになるといいですね。労働基準関係手続における、e-GovのAPI化が前提になりますので、e-Govには早急に対応していただきたいですね。これは社労士、あるいは社労士会からの、行政への要望も必要かもしれません。
（多くの先生方からのご要望のお声をいただき、2022年2月の機能アップデートにて就業規則の電子申請機能を実装致しました。）

2つ目は、DX化による社労士の営業活動の変革です。ワクチン接種が進んだとはいえ、感染力を増した変異株の流行もあり、コロナ禍はあと数年影響するかもしれません。

私自身ももうしばらくの間は、オンラインセミナーなどの非対面営業を中心に、試行錯誤を重ねることになりそうです。こうした非対面営業の際には、KiteRaのようなクラウドサービスを導入しているということが、営業の武器として使うことができると考えております。

さらには既に社労士からも、YouTubeやSNSなどでの発信は積極的に行われていますが、今後はより一層、社労士の発信力が問われることになっていくと考えています。

今後、どのような事務所として成長していきたいとお考えでしょうか？

荻生先生今後はクラウド化の導入の推進を事業の柱の１つとして展開していきたいと考えております。弊所ではクラウド化の導入を進めることによって、ペーパーレスやリモートワークを実現することができております。弊所で行っている労務のクラウド化によって得た知見・経験をお客様に還元することが、今後事務所の大きな武器になっていくことを期待しております。

また、士業間連携についても、今後事業の柱として展開させたいです。私は熊本地震を経験した際、事務所、そして当時担当していた多くの顧問先も大きな被害を受けました。現在では全て無事に復興することができましたが、被災事業主の復興は社労士の知見や業務領域だけでは難しく、被災した事業主の支援には、社労士だけでなく行政書士や弁護士をはじめとする他の士業の先生方との協業が不可欠だと実感いたしました。この経験から士業間の垣根を超えた協業の大切さを学び、積極的に取り組んでおります。

社労士業務の新しい世界を開くことができる革新的なツール

現在KiteRaを検討している社労士の先生方にメッセージがあればお聞かせください

荻生先生KiteRaに興味を持たれた時点で、ぜひ導入してみていただきたいです。私は開業直後にKiteRaを導入しましたが、業務効率化への貢献は圧倒的でした。

一方で社労士の先生の中には、規程を自動作成することに対して、拒否反応を持たれる方もいらっしゃると感じています。私は自動作成した規程はあくまで初稿と考えています。少なくとも事業主がリスクを回避できる内容はKiteRaで作成した規程で作成できます。

私は今後の社労士に求められることは、この初稿にさらに手を加え、お客様の要望、会社の特色を活かした就業規則の作成という新しいステップであり、それが出来る能力だと考えます。

KiteRaは作成後の規程の入れ替え・編集なども簡単にできますので、より真価を発揮するのは、このステップの段階に入ったときだと考えています。その意味では、自動作成ツールを導入したからこそ、社労士は会社経営や業績に役立つオリジナルの規定の作成や提案能力はもちろん、法律や裁判例、企業実務に対しての深い知見や経験、さらには労働者への共感力、信頼関係の構築力なども、今まで以上のレベルを求められる時代になると考えております。

KiteRaさんのサービスには、このように就業規則の作成手順にとどまらず、就業規則への考え方・概念、ひいては社労士業務そのものへの考え方・取り組み方を変えるインパクトすらあります。私も使い方の幅を少しずつ広げていますが、そのたびに改めて実感しております。

KiteRaに触れた社労士の皆様はそれぞれの目の前に社労士業務の新しい世界が、開けることと思います。ぜひ1日も早くその域に到達していただいて、社労士の貢献の更なるアップデートを果たしていただくことを願っています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします