4つの課題をKiteRaで解決。種類豊富な規程作成が可能になり、顧問報酬以外の売上に貢献。

「私利私欲なく、心根優しくお客様を想う」の理念のもと、人事労務管理に関し幅広い課題解決をお客様へ有益な提案を行うことを目的に創業された社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様。静岡県を中心に、労働社会諸法令・助成金申請に精通し、高い専門性で、地域ナンバーワンの良質で心のこもったサービス提供を目指されています。今回は、代表の鈴木麻祐子先生に、KiteRa導入の背景や、導入後の活用について伺いました。

※Zoomにて実施

セミナーで知った就業規則分野でのDXの必要性

はじめに、KiteRaを知った経緯について教えてください。

鈴木先生ホワイト財団主催の「事務所のDX化」というオンラインセミナーに参加した際、登壇者の五味田先生が就業規則の分野でのDX化に触れておられました。WEB勤怠、明細ソフトのクラウド化以外の分野でも対応すべきDX化があることを初めて知りました。

すぐに対応しなくてはいけないと思い、その日のうちにKiteRa導入に向けオンラインカウンセリングの予約をしました。カウンセリングが分かりやすかったこともあり、導入は即決でした。

常に感じていた4つの課題をKiteRaで解決。無駄をなくし、お客様への提供価値を高めることに成功

KiteRaを知る前から、就業規則に関して何か課題は感じていましたか？

鈴木先生課題は常に感じていました。（笑）大きく分けて４つあります。オペレーション、知識面、作業面、属人性においての無駄です。

◆オペレーション
新規作成の際には事前にヒアリングシートをお渡しするのですが、その枚数が8枚にもおよぶ膨大なものを使っていました。社労士側は事前にたくさんの情報を得て、たたき台を作りたい一方で、お客様は質問の内容自体が分からないので、結局空欄が多い回答になっていました。

対面でお会いしたときにヒアリングシートの内容を確認しなおしますので、事前にご回答頂いても頂かなくても、工数は減りませんでした。むしろ、お客様には関係のないこと（退職金を支給しない企業に対し、退職金の外部積立制度の解説など）も聞かれたらお答していましたので、ヒアリングシートによって無駄を量産していました。

◆知識面
過去に作成した規則から、「そういえばあの条文どこにあったかなぁ」と検索に掛かる時間の無駄がありました。

見つからないと今度は書籍から検索していました。書籍を手に取っていると仕事をしている風ではありますが（笑）でもやっぱり無駄な時間だったと思います。KiteRaを導入してからは、検索機能で探している条文はすぐに見つかります。カスタマイズ箇所の多いお客様もスムーズに対応できていて助かっています。

また、社内では複数の社労士が就業規則を作ることもあります。他の社労士が作成した条文も検索でき、お互いに条文をゼロから作りあわなくて済むので、社内にナレッジが蓄積されていると感じます。

◆作業面
就業規則が完成するとスタッフにダブルチェックを依頼します。これは法律上正しいかのチェックではなく誤字脱字、条や項の数字、レイアウトの調整等です。完全にワードの「作業」です。丁寧に見てもらうので1時間以上かかります。

表紙まで整えているともっと時間が掛かります。お客様のロゴなんて入れた日にはもっともっと時間が掛かります。これだけ時間を掛けてもヒューマンエラーは起こりますから、チェック漏れがまだありました。

でも、KiteRaなら瞬間的かつ間違いがなくレイアウトが整い、とても安心です。

◆属人性
就業規則を作成するためには、労働基準法を熟字していることはもとより、コンメンタール等も読み込んでいないと作成は難しいと考えていました。そのため、社労士しかできない仕事と限定してきました。就業規則は業務のボリュームが大きいこともあり、ご依頼を頂いても二の足を踏むことがありました。

KiteRaの新規作成機能を使えば、社労士以外のスタッフもたたき台は作ることが出来ます。KiteRaの導入で、分業化が進み、その分社労士に時間が生まれます。事務所としてお客様に提供できるサービスの付加価値は確実に高くなったと思います。

就業規則以外の規程作成も短時間で可能に。顧問報酬以外の売上に貢献

課題が改善されている場合、それによって、どのくらいの効率化や、収益向上の効果があったと感じていますか？

鈴木先生KiteRaのなかにはウィザード形式（対話形式…質問に答えていくことで自動的に規程ができる仕組み）で作成できる規則がたくさんあります。就業規則以外にもハラスメント防止規程、在宅勤務規程等のタイムリーなものも含め種類が豊富です（KiteRa補足：2020年12月時点で約40種類の規程を作成可能）。

短時間で良質の規程が出来上がりますので、お客様のニーズが発生するとすぐに作成のご提案をしています。もちろん料金を頂いていますので、顧問報酬以外の売上につながります。月に１つ規程を販売するだけで、KiteRaの利用料はすぐにペイ出来ます。

また、作成時、画面共有をしてWEBでの打ち合わせが、紙で対面での打ち合わせより効果的です。移動に掛かる時間や交通費、印刷代が節約できる点も今の時代に合っていると思います。新しいやり方をお客様にお示しすることにより、お客様自身の業務について効率化を図れる点はないかと考えて頂くきっかけにもなっています。

社労士業界や人事労務に関わる全ての人への貢献に期待

KiteRaに今後期待していることはありますか？

鈴木先生新旧対応表を、版が確定する前の段階でも出せるといいと思います（KiteRa補足：インタビュー後、機能追加済）。また、表紙作成機能も欲しいですね。デザイン性のある表紙が付けられると、納品の際、お客様のちょっとした喜びになるかもしれません。

株式会社KiteRaに期待することは、引き続き資金調達に成功し、法人自体をもっともっと大きくし、就業規則作成支援以外にも便利なソフトを開発していただきたいです。社労士業界や人事労務に関わる全ての人への貢献になると思います。

受けた恩恵をコンサルティングに活かし、社会に還元

今後の展望について教えてください

鈴木先生社労士業界にお世話になり15年近く経ちますが、現在ほど業務効率化の必要性が高まっている時代はありません。業務の面では様々な方の努力により簡略化、効率化が進みました。

私たちの事務所が受けた恩恵＝「便利なソフトやツールによる業務効率化」をお客様企業にもご案内していくことを目標としています。既存の労務管理の業務に限定せず会社のDX化に関わるコンサルティング業務の割合を増やしていく予定です。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします