有資格者17名もの組織の効率化を支えるインフラとしてKiteRaを活用

東京都を中心に280社ものクライアントと取引されている汐留社会保険労務士法人様。「誠実な社労士業務を提供する」をモットーに、 お客様の立場に立って考え、共に悩み、人事労務のプロフェッショナルとしての解決策を打ち出されています。平成26年に法人化して以降、右肩上がりで成長され、今では17名もの有資格者を含む30名以上の規模になっています。今回は、役員でいらっしゃる新井先生に、KiteRa導入の背景や、導入時の進め方、活用の効果などについてお話を伺いました。
※数値は取材実施時点

もともと抱いていた就業規則の課題感にマッチしたKiteRa

はじめに、KiteRaを知った経緯について教えてください。

新井先生KiteRa導入前から、弊社では様々なクラウドサービスを試してきました。就業規則領域に限らず、タレントマネジメントシステムといった領域のサービスなどです。もともと、現状のやり方を疑い、積極的に改善を試みる。差別化として色々なものを取り入れるということを推進していたという前提があります。

そのような前提がある中で、就業規則については具体的に課題感を持っていましたので、KiteRaの製品説明を聞き、その課題感にマッチすると思えたため導入を決意しました。

組織拡大にともなう教育面の課題

具体的にはどのような課題感だったのでしょうか？

新井先生大きく２つあります。

１つは、教育面に関することです。弊社には有資格者であるメンバーが多く在籍しています。組織が拡大するにあたって、所属しているメンバーへの教育は非常に重要になってきます。このことは、社労士に限らず、あらゆる職種でも該当することだと思います。社労士の例でいけば、人員が増えるにつれて、当然、各人が経験する業種などには偏りがでてしまうものです。

その結果、特定の業種での就業規則作成経験が無いために、その業種のお客様にスムーズにご提案ができないといったことが生じてしまう可能性があります。この課題について、弊社ではKiteRa導入前から取り組んでいたことがありました。定期的に勉強会を開催し、各人の専門分野について他のメンバーにも共有することで、ナレッジをシェアするといった取り組みです。

もう１つの課題は、就業規則の管理についてです。KiteRa導入前は、社内サーバーを設置してファイルを格納していましたが、どれが最新か分かりにくかったり、閲覧したいファイルを見つけ出すのに時間がかかってしまうということが起きていました。また、社内サーバーへの格納についても、一定のルールの元で運用していましたが、その運用自体に工数がかかると感じていました。

KiteRaによる検索性の向上でナレッジの有効活用を期待

それらの課題感に対して、KiteRaはどのようにマッチすると感じられましたか？

新井先生KiteRaの検索性はいずれの課題の改善にもつながると感じました。先ほど、教育面では勉強会を開催しているとお話しましたが、過去に作成してきた規程は事務所全体では非常に多くありますし、それらは貴重なナレッジです。

ただ、この貴重なナレッジを有効活用するためには、見たい規程がパッと見つかるといったアクセスしやすさを担保しないといけない。従来の管理方法ですと、このアクセスしやすさを実現できなかったのです。

KiteRaでは、規程名はもちろんのこと、規程の中身である条文を対象に、一斉に検索をかけることができます。つまり、こういう言葉が入っている条文を含む規程、という形で該当する規程を一覧で表示させることができるわけです。これにより、規程ファイルを探す工数は大幅に削減できる。参考として過去の規程を見たいときに役立つと感じました。

加えて、KiteRaの新規作成機能を使うと、一定水準の規程を安定的に作成することができます。就業規則に関する経験の多寡に関わらず、安定的に品質を担保できる仕組みになると感じました。

導入検討ではトライアルアカウントを使用。現状できることと、今後への要望を整理し導入意思決定

導入検討はどのように進められましたか？

新井先生先ほどお話したように、このような新たなテクノロジーに触れることには積極的なものの、導入した後には多くのメンバーが使用するシステムのため、検討プロセスをしっかりと進めていきました。具体的には、導入前にミドルマネジメント層全員にKiteRaのトライアルアカウントを使ってもらいました。

そうすると、システムを導入した場合のメリットを実感してもらえました。ただ、メリットだけではなく、当然、不安や要望もでてきます。不安や要望は整理した上で、今使える機能だけでも現状の課題は解決されることを確認し、導入の意思決定をしたという流れです。

導入後、活用に至るまではいかがでしたか？何か課題はありましたでしょうか？

新井先生導入後、全てのメンバーがすぐにKiteRaを用いた業務プロセスに移行できたかというと、そうではありませんでした。一部で従来の業務プロセスが継続してしまっている状態でした。しかし、ここでミドルマネジメント層が活用浸透に動いてくれました。

この点は、導入時の検討プロセスでしっかりと一緒に検討してもらったことがつながっているかもしれません。結果として、ミドルマネジメント層が積極的に活用を促進してくれたことで、組織全体としてKiteRaの活用を軌道に乗せることができました。

新規作成も改訂も効率化が実現。提案も増加し、直近で4件ほど獲得で導入メリットを実感

KiteRaをどのように使用されてますでしょうか？

新井先生新規作成機能もインポート機能も両方使っています。具体的な使い方は各人に任せている部分で、KiteRaの設問画面を見せながらヒアリングをする人もいれば、設問をヒアリングシートでKiteRaからダウンロードして持参したり事前にお客様に送付したりもしているようです。

結果として、新規作成も改訂も作業負担が軽減しています。KiteRa導入を機に、これまで就業規則作成経験が多くないメンバーも提案しやすくなりました。最近も４件ほど新規作成や改訂の依頼をいただけたことは、導入したメリットとして感じています。

付加価値の高い規程を作るためのクラウド活用

KiteRaに今後期待していることはどんなことですか？

新井先生就業規則は義務があるから作成するというケースが多いように思いますが、本来は企業として目指すべきものを表現する存在だと思います。そういった観点で付加価値の高い規程を作っていきたいと考えています。そのためには、KiteRaのようなサービスを使い、標準化や効率化を実現し、生まれたリソースを付加価値の創造に費やしていくということが必要かと思います。

KiteRaも今後の新たな展開を考えているようなので、今後のバージョンアップをとても楽しみにしています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします