作成後の規程を整理し、ナレッジ化。属人的なノウハウで終わらせない、組織成長を支える仕組みへ 。

「安心して頼れる事務所」をコンセプトに、お客様に幅広いサービスを提供されているオハナ社労士事務所様。代表の栁先生は、開業当初から生産性の向上を目指していたと言います。生産性の向上を目指し、積極的に新しいサービスも取り入れ、現在では複数のクラウドサービスを含めてパートナーシップも結ばれています。

その背景には、事業と組織の成長を目指していたという先生の想いがありました。事実、2020年に入り、事務所の所属人数が1名から4名に急成長を遂げられました。

開業当初から、将来的な成長を見越して、どのような考えで、どのような取り組みをこれまでされてきたのでしょうか？このインタビューでは、KiteRaがどのような想いのもと導入され、どのような効果があったかお聞かせいただきました。
※Zoomにて実施

過去に自身でもイメージしていた就業規則システム

はじめに、KiteRaを知った経緯について教えてください

柳先生KiteRaについて知ったきっかけは、ホワイト財団さん主催のセミナーです。就業規則についてはもともと課題感を持っていたので、とうとう、このようなサービスができたかという印象でした。実は、開業当初のノートを見返していたら、「就業規則を簡単に作れるシステムを作る」というメモを書いてあって（笑）。

まさに、自分自身、就業規則に関してシステム化できないかと考えていた時期があったんです。それがまさに形になったのがKiteRaだと思いましたし、もうここまで出来ているのかと衝撃を受けました。

作成済の規程の管理に課題。組織拡大を見据え、属人化したくないと考えていました。

もともと、どのような課題感を持っていましたか？

柳先生今年、最初の職員を採用するまで、私１名で業務を行っていました。

その際、就業規則の依頼がきても、納品がゴールとなってしまい、その後の管理がうまくできていなかった時がありました。その結果、１社１社就業規則の作成をしている時に、「以前作った規程で、参考にできる部分があったな」と思ったとしても、該当のファイルを探すことに時間がかかってしまっていたというような課題がありました。

さらには、もともと、メンバーを採用して、事業を成長させたいと思っていたので、ノウハウを自分だけの属人的なものにしたくなかった。人数を増やす際のナレッジ共有という観点でも、作成した就業規則の管理は重要な課題だと思っていました。

たしかに、他の先生とお話していても、作成済のファイルの管理について悩まれていることが多いように感じます。もともとはどのように管理されていましたか？

柳先生Google Driveに顧客ごとのフォルダを作って管理しようとしていました。ただ、Google Driveですと、ファイルの管理自体はきれいにできるものの、パッと探したい箇所を見つけられる「検索性」という観点では物足りない部分がありますよね。また、しっかり管理しようとすると、ファイル格納とフォルダ整理というのは、どうしても手間になってしまいます。

過去の規程をパッと検索。自分以外もナレッジとして活用でき、スムーズな組織拡大に成功。

KiteRaを導入して、その課題は改善されましたか？

柳先生改善されましたね。

まさに、それまで自分が1人でやっていたスキームをそのまま横展開したいと思っていたのが、KiteRaを導入した瞬間に実現できました。機能としては、条文検索機能をよく使っています。

条文検索機能を使うと、KiteRaで管理している多数の規程の中から、パッと検索して、ドラッグ＆ドロップするだけで引用することができる。これまで、ファイルを探すのにかかっていた時間が一気に削減されました。

時間もですが、ファイルを探すストレスからも解放され、劇的に改善されました。また、私以外でも、同様に過去の規程が参考にできるので、これまで作成してきた規程が事務所のナレッジとして活用できるようになりました。

今年に入り、一気に複数名採用しましたが、スムーズに業務フローに馴染んでもらえたのは、KiteRa導入の効果だと思います。

KiteRaの活用シーンについて教えてください

柳先生就業規則作成の依頼をいただいたら、基本的には、KiteRaの新規作成機能を活用しています。お客様にヒアリングして、KiteRaの設問に回答していくと、一定品質以上の就業規則が自動で完成しますので、第一案の作成には、職員にも携わってもらっています。そして、有資格者が完成させて、お客様に提出しているという流れです。

また、KiteRaの新規作成機能で作る規程は、法改正がタイムリーに反映されているので、事務所としての雛形を運用するといった負担も軽減することができ、とても役立っています。

導入後、活用に至るまでに課題に感じたことはありましたか？

柳先生課題と言うほどのことは無かったですが、新しく導入したシステムはとにかく触って、内容把握するしかないですからね。そういった意味ですと、触って、分からないところはすぐに問い合わせしていました。

問い合わせに対して、しっかりとサポートしてもらえたのは良かったと思います。また、その中で、機能的にできるかできないかの認識も明確になったので、その時点でできないことは、要望として伝えるということをしていました。現時点でできることをフル活用していく。そして、まだできないことは、今後の改善に期待しています。

今後、KiteRaに期待していることはありますか？

柳先生そうですね、お客様ごとに規程を管理する機能はちょうどできましたよね？（ちょうどインタビュー当日に機能リリース）。他には、新規作成機能に、事務所ごとの設問や選択肢を盛り込めると良いですね。おそらく、社労士の先生ごとに、独自にお客様に提案している条文があると思います。そういった要素も、KiteRaでの新規作成の流れにスムーズに組み込めるとさらに便利になりますね。あとは、KiteRaは導入したら、間違いなく効率化するシステムで、私たち社労士のメリットはありますので、代理店制度を開始されたらどうでしょうか？紹介制度のような形でも良いかもしれません。かなり紹介が促進されると思います。

今後の事務所の展望について教えてください

柳先生昨今、KiteRaのようなシステムが多数誕生しています。このようなシステムを積極的に活用して、1人あたりの生産性を高くしていきたいと考えています。また、生産性を高めつつも、キャパシティの限界はあるので、順次、人も増やしていき、事務所としてどんどん成長していきたいと思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします