売上3割増加!就業規則作成のクラウド化で開業直後でも売上UPを実現

社会保険労務士法人ONE HEARTは、スタートアップ企業を主な顧客として、さまざまなクラウドツールを組み合わせて、人事・労務管理の効率的な業務フローの構築と運用サポートをしています。顧客企業の働き方を０から設計することを得意とし、これまで多くのスタートアップ企業の支援や上場支援をおこなった実績があります。

KiteRa導入によって、品質の安定・業務の標準化が可能に

KiteRa導入の背景、KiteRaのサービスを知ったきっかけについて教えてください

吉田先生KiteRaを知ったきっかけは、向井蘭先生のTwitterでした。社労士の規程業務効率化サービスとしてKiteRaが紹介されており衝撃を受けました。

もともと業務効率化サービスの情報に関心があったものの、まさか社内規程業務のクラウド化というサービスがあるとは思いもせず、大変驚きました。KiteRaの無料アカウントを作成し使用したところ、非常に使いやすいサービスだと分かったので導入を検討し始めました。

開業直後にKiteRa導入を決定された理由をお伺いできますでしょうか？

吉田先生開業して間もない時期に、就業規則作成の依頼が複数件ございました。しかし、開業直後で多忙だったこともあり、複数の就業規則のご依頼を受けながら高品質を担保することが難しい状態でした。少人数の事務所ということもあり、作成した規程を他の社労士の先生にレビューしてもらうコストや、参照条文のミスなどを無くせることを検討した結果、KiteRa導入によって、新たにスタッフを雇う金額の削減、自動化によって参照条文など細かいミスを削減することができると期待できたので、KiteRaを導入いたしました。

KiteRa以外のクラウドサービスは検討されましたか？

吉田先生KiteRa以外のクラウドサービスは検討しておりませんでした。過去に文書作成ソフトのアウトライン機能、相互参照機能を使用し作成、管理を行うことを検討しておりました。

文書作成ソフトでの作成となると就業規則を編集する従業員全員が文書作成ソフトに精通している必要があり、就業規則の品質の標準化、業務の属人化を避けることが難しいと判断して、KiteRaの導入を決定いたしました。

KiteRa導入の際に懸念点などございましたか？

吉田先生KiteRaで作成した規程の品質が一番の懸念点でした。KiteRaについては、弁護士の向井先生が顧問をされているという安心感はありましたが、実は品質に関しては半信半疑でございました。

無料トライアルにて実際に規程を作成してみたところ、高品質な規程が簡単に作成できることを体感し、品質に関しての懸念は無くなりました。価格についても懸念がありましたが、規程の作成後のチェック、従業員を新たに雇用するコスト、教育にかかる時間を加味すると十分に元は取れると判断いたしました。

マニュアルを読んだ記憶がない

KiteRa導入後、使い方等の教育はどのように行いましたか？

吉田先生教育という教育はしておりません。KiteRaはユーザーインターフェイスが非常に洗練されており、私もメンバーもマニュアルを見ずに使用することができました。クラウドサービスにおいて、「やろうと思えばできる」と「すんなりできる」の差は非常に大切な差だと感じております。

KiteRa導入後も使うための教育がほぼ不要で、すんなりと使い始めることができることはクラウドサービスの導入にとっては非常に大切なことだと感じております。また不明点があれば気軽にカスタマーサポートに問い合わせることができることなど、サポート体制も充実しているので安心して使用しております。

今後業務のDX化はビジネスのスタートラインになる

今後社労士業務のクラウド化、DX化は進んでいくとお考えでしょうか

吉田先生社労士業務に関わらずあらゆるビジネスはDX化が最低条件になると考えております。DX化を積極的に行い、業務を効率化することで、事務所としての生産能力が向上し、より社会に貢献できる活動ができると思っております。

また、事務所内の処理能力の問題だけでなく、特に社労士事務所は積極的にDX化を推進し、クラウドサービスを味方につけることで顧問先の見本となることが今後顧客からの信頼を勝ち取る上で大切な部分であると感じております。

就業規則作成業務の受注から納品までのスピードが約1/4に削減

KiteRa導入によって具体的な効果ありましたか？

吉田先生3点ございます。まず1点目が「規程作成業務の受注から納品までのスピードが格段に上がった」ことです。就業規則作成は時間のかかる業務であり、まとまった時間を取ることが難しく、つい後回しにしていました。

日々の業務の中で1日の多くの時間を規程作成だけに費やすことが難しく、途切れ途切れで作成することが多かったので規程作成業務の生産性が低いことが課題でしたが、KiteRa導入後は生産性が向上し、まとまった時間を確保できていない状態でも、作成業務を進めることができました。体感で8時間かかっていた業務が2時間で終わるくらいの業務時間の削減効果を実感できております。

手軽に0から規程を作成することができる

2点目は「手軽に0から規程を作成することができるようになった」ことです。私はスタートアップの上場支援を多く担当しており、何もない状態から規程作成を受注することが多い環境でございます。

実際に上場に関して必要な規程をまっさらな状態から作成するシーンがありましたが、約2時間でほとんどの規程の叩き台を作成することができました。設問形式で質問に回答していくだけで、必要な規程が高品質で作成できることは非常に優秀な機能であり、規程を始めから作成することに対する心理的なハードルもかなり下げることができました。

またこの規程作成のスピードはIPOにも多く関わっている証券会社の方からもかなり評価が高かったのが印象に残っております。

KiteRa導入によって、売り上げが約3割増加

最後に3点目ですが、「事務所の処理能力が大幅に向上した」ことです。就業規則の作成は時間のかかる重い業務なのですが、KiteRa導入によって規程作成業務の効率化が実現でき、自信を持って受注することができるようになりました。

さらに就業規則作成がきっかけで別会社の紹介をいただくことも多く、コンサル業務の受注にも繋げることができております。KiteRaの導入によって規程業務だけでなく、コンサル業務の受注もあり、全体で売り上げは3割ほど増加させることができています。

現在、開業して間もない状態で集客に力を入れられておりませんが、顧客の全てを紹介にて受注することができております。これはKiteRa導入によって質の高い規程を短時間で作成することができ、顧客の信頼を勝ち得たからこそだと思っております。今後はKiteRaによって削減された時間で営業活動にも力を入れていきたいと思います。

単なる「規程作成ツール」ではなく従業員の教育ツールになり得る

KiteRa導入を検討していらっしゃる社労士の先生方にメッセージはありますか？

吉田先生KiteRaは作業効率の向上や品質の標準化を目指す上で、非常に有効なツールだと思います。また、単なる規程作成ツールではなく、従業員の教育、品質の標準化や属人化を避けることができるツールだと感じております。今まで規程作成業務に存在していた職人技のような技法を、質問に回答する過程で体感できることは非常に勉強になると思います。規程の作成ツールだけなく、設問形式で規程を作成することや、規程の編集で質の高い規程に日常的に触れることは、スタッフの教育にも貢献できるツールであると思いますので、是非検討頂ければと思います。

KiteRaのこれからのサービスについてどのようなことを期待しておりますか？

吉田先生実際にユーザーとして使用している感想なのですが、ユーザーを大切にしていることがサービスから伝わってきます。この世に完璧なクラウドサービスはないと思っておりますが、ユーザーのことを大切にするサービスは今後どんどん進化し、新しい機能の追加によってより親切なサービスに成長していくと期待しておりますので、今後もKiteRaには期待しております。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします