業務の効率化と社内のナレッジの共有で基盤を固め顧問先に新たな提案を

規程管理業務の属人化を解消するための戦略

KiteRa Proを導入前に直面していた具体的な課題は何ですか？

上田先生NYKオフィス社会保険労務士法人では、業務の効率化とナレッジの共有に課題を抱えていました。特に、担当者の異動や業務の引き継ぎにおいて、どこまで対応が進んでいるのか、どの情報がどこにあるのかが不明確で、業務の円滑な進行が妨げられていました。この問題を解消するため、より効果的な業務管理ツールを探していました。

KiteRaを選定する際に、他の選択肢と比較して特に評価した点は何ですか？

上田先生KiteRaを導入した理由の一つは、新しいスタッフが入社した際などに、非常に便利だと感じました。

設問形式の規程作成機能がある点です。この機能によって、必要な情報を明確に収集できるようになり、規程作成がスムーズに進むようになりました。また、豊富な規程の雛形が揃っており、今後は入社歴の浅いスタッフでも専門性の高い規則を作成できるようになることを期待しています。

さらに、他社のツールと比較しても、KiteRaは機能が豊富で、特に条文検索機能の有用性を高く評価しています。この機能を使用すると必要な条文や規程を迅速に検索でき、関連する情報を効率的に見つけ出すことが可能です。これにより、業務の迅速化と正確性が向上し、スタッフの作業負担も軽減されました。

KiteRaの導入における最初の不安要素は何でしたか？

米山先生KiteRa導入時の最大の課題は、社内全体でツールが浸透するかどうかでした。従業員がWordを使った作成・編集に慣れていたため、新しいツールを導入しても一部の人だけが使い、他の人は従来の方法に固執するのではないかという懸念がありました。

しかし、KiteRaのカスタマーサクセスチームによるサポートが導入段階から提供されたことで、スムーズな移行が可能となり、最終的には社内全体での浸透が実現しました。

KiteRaで顧客対応を迅速化し、収益増加を目指す

KiteRaの具体的な活用方法と、その導入による効果について教えてください。

米山先生KiteRaの導入後、就業規則の提案にかかる手間が大幅に軽減されました。以前は時間がかかっていた作業も、KiteRaを活用することで迅速に対応できるようになり、条文の変更や文書の構成が非常に簡単になりました。その結果、お客様の反応が大きく改善され、確認依頼に対するレスポンスが速くなり、顧客満足度の向上につながっています。

今後は、KiteRaをさらに活用し、顧問契約を結んでいるお客様に法改正対応のサービスを提供する予定です。マネタイズに関しては、単なる追加収益を狙うのではなく、プラスアルファの価値を提供する形で考えています。主要規則の見積もりに加え、KiteRaを用いてお互いが負担の少ないサービスを付加することで、案件の獲得がしやすくなります。

さらに、KiteRaの顧問先共有機能を利用し、お客様をクラウドに招待することで、法改正に順次対応するサポートを提供しています。これにより、顧問契約の価値を高め収益を少しずつ増やしていくとともに、顧客への負担を軽減しWin-Winの関係を構築することを目指しています。

KiteRaはどのような事務所におすすめでしょうか？

上田先生KiteRaは、特に社内でのナレッジ共有が重要な事務所や、独立したばかりの新しい事務所にお勧めです。新規スタッフが多い場合や、業務フローが確立されていない事務所においては、KiteRaの導入によって業務の効率化と統一管理が実現できます。また、KiteRaは価格もリーズナブルで、コストパフォーマンスが非常に良いため、予算に配慮した事務所でも導入しやすいのが特長です。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。