就業規則業務の負担90%減！月100万円の売上を実現できるようになった！

KiteRaを知ったきっかけと導入の決め手

・『KiteRa Pro』を知ったきっかけは、インターネットでの検索でした

山田様『KiteRa Pro』を知ったきっかけは、インターネットで検索している際にKiteRaのWebサイトに辿り着きました。

独立前に所属していた事務所のやり方を参考にし、当初は、文書作成ツールで就業規則の改定業務に対応していましたが、調整に手間がかかり非効率さを感じておりました。そこで、何か効率化できるシステムがないかを探していたところ、『KiteRa Pro』に出会いました。

・機能面と操作性が導入の決め手になった

山田様『KiteRa Pro』の機能につきましては、私がほしい機能が満載でした。当時、KiteRaの営業担当者が、デモンストレーションをやってくれたのを覚えています。デモを行ってくれた際、特に「法改正レビュー機能」には驚かされました。

法律に詳しくないスタッフでも簡単に法改正に対応できる機能であり、今後事務所を拡大し、従業員が増えた際にも役立つと感じました。他にも比較検討した他社のサービスがありましたが、『KiteRa Pro』は機能面で圧倒的に優れていました。

操作性については、パソコンが得意でない人でも問題なく使えると思います。実際に、入社した社員も抵抗感はなく使えております。

『KiteRa Pro』導入前の課題

山田様『KiteRa Pro』導入前の課題は、就業規則の業務に、膨大な時間がかかっていたことでした。

就業規則の作成や編集に文書作成ツールを使っていたのですが、作成している中での文字のズレや微調整が大変でした。それにより、私自身、就業規則の作成依頼を受けることに抵抗感を感じ、案件をお断りすることもありました。しかし、業務の拡大を考え、就業規則業務を効率化するためのシステム導入を決断しました。

KiteRa Pro導入後の効果

山田様就業規則の業務負担は10分の1になったと言っても過言ではありません。就業規則の新規作成の場合、導入前は顧問先へのヒアリングから完成まで1週間ほどかかっていましたが、導入後はお客様とのヒアリングの後1時間程度で作成できるようになりました。

KiteRa Proの費用については、費用回収できているどころか、導入効果は何十倍にもなっています。当事務所では助成金業務も手がけており、規程の改定や作成だけで毎月100万円程度（1件約3万円 × 約30件）の売上を実現できています。

KiteRa Pro導入前は、忙しく、就業規則の依頼を月1件ほどしか受けられませんでしたが、現在は対応件数が大幅に増加しました。スタッフが増えたこともありますが、KiteRa Proの導入で負担を軽減しながら、対応できる業務量が格段に広がりました。

また、業務効率化を実現することで、営業活動に時間をさけるようになりました。例えば、顧問先との打ち合わせにより多くの時間を割くことができています。その結果、よりお客様との関係性が良くなりました。新規の規程作成であれば、実際に私が動いているのはヒアリングの部分だけになります。ヒアリングさえ終わってしまえば、あとはスタッフに細かい調整を任せられます。

よく他の先生方とお話しをしていると、日中は顧問先でヒアリングし、午後8時から深夜まで事務所で規程作成作業に没頭するという先生も多いと感じます。睡眠時間を削るような働き方を改善することもできます。

KiteRa Proを使った課題解決の取り組み

・助成金と就業規則を「セット提案」

山田様『KiteRa Pro』を導入したことで、助成金相談と規程業務の「セット提案」が可能になり、提案の幅が広がりました。助成金だけで手一杯になることが多いのですが、『KiteRa Pro』のおかげでプラスアルファの提案がしやすくなったのは大きな変化です。

「セット提案」の例としては、キャリアアップ助成金の場合、正社員転換制度があるだけでは審査を通るのが難しいことがあります。そこで、審査を通過しやすくなるような就業規則の改定を提案しています。逆に、顧問先から「キャリアアップ助成金を受けたいが、現行の就業規則では対応できないため、見直してほしい」との依頼が来ることも増えました。

規程の見直しの依頼料金の目安については、『KiteRa Pro』導入前は、改定でも最低50,000円でした。KiteRa導入後は、改定ならば30,000円から対応できます。作業時間が大幅に短縮できたので、提案料金を抑えることができています。最近の依頼対応状況は「作成」が約3割、「改定」が7割程度になります。

・就業規則を「作成」「改定」する業務フロー

山田様「作成」と「改定」で異なるのは、「ヒアリング」だけになります。

新規で「作成」の場合のみ、ヒアリングを実施します。顧問先を訪問し、1時間程度のヒアリングを2回に分けて実施しています。1度に全てを聞くと顧問先も疲れてしまうため、2回に分けることで、より深い内容を伺えるようにしています。

KiteRaで用意してあるヒアリングシートを訪問数日前にメールで送りますが、専門性が高い質問もあるため回答しにくいこともあるかと思います。そのため、訪問時に改めて印刷したシートをお渡しし説明を交えながら、回答内容をノートPCに入力していきます。「KiteRa Pro」の設問形式の雛形であれば、ヒアリングが終わった段階で就業規則が8割できあがっていることもあります。

そして、顧問先から戻ったあとに仕上げ作業に入ります。設問形式を終了し、編集機能に切り替えます。

ここからは「改定」の場合も同様の業務フローとなります。申請する助成金によって、条文を1個入れるなどの微修正を加えていきます。最後に、完成した規程はKiteRaからPDFで出力して、メールで送るパターンが多いです。KiteRa Proはクラウドツールですが、クラウド共有とファイルでの送付を顧問先の要望によって自由に選択できるのも利点です。

活用している『KiteRa Pro』の4つの機能

（1）表記ゆれ検知機能

山田様既存の規定をKiteRa Proに取り込んだ際に、私はまず表記ゆれ検知機能を使っています。「および」や「及び」など、ひらがなや漢字が混ざっている箇所をキレイにしていきます。顧問先からは「こんな細かいことにも気づかなかった」と喜ばれることが多く、関係性の向上にもつながっています。

また、表記ゆれ検知機能については、バージョンアップして、顧問先ごとに任意の語句を登録できるようになったようですね。「従業員」を正として「社員」「職員」を間違いとして検知するように登録したり、全角の数字は半角にしたりとさまざまなルールを設定してみたいです。

（2）法改正レビュー機能

山田様企業様の中では、就業規則や社内規程は、10年以上放置されているケースも珍しくないです。表記ゆれを整えた後には、法改正機能で改定すべき部分をひとつずつ確認していきます。

（3）条文検索機能

山田様助成金の申請に備えるために、就業規則を改定する際に活用します。KiteRaではごく簡単な操作で、編集中の規程以外のファイルから必要な条文を引用することが可能です。具体的には助成金用の条文を準備しておいて、該当部分に挿入しています。

（4）36協定の届出機能

山田様36協定の届出機能も使い始め、とても便利だと感じています。さらに、1年変形のカレンダー作成機能にも魅力を感じています。KiteRa導入前はカレンダー作成に約2時間かかっていましたが、現在では数分で作成可能です。

その他

山田様KiteRa Proを契約書や送付状などの書類作成にも活用しています。スタッフが作成した書類をKiteRa Proにインポートして誤字脱字をチェックし、書式も整えるなど、細かな作業にも役立っています。

『KiteRa Pro』の機能や特徴を詳しく知りたい方はこちら

KiteRaへの改善の要望とサポート体制について

山田様特に不満に感じているところはございません。私自身が、まだ活用しきれていない機能もありますので、今後さらに使い込んでいきたいです。

山田様KiteRaのサポート体制につきましては、以前新入社員が入社した際に、『KiteRa Pro』の使い方について丁寧に指導していただきました。システムが得意でない社員も、「私でも使えそうだ」と自信を持って取り組めるようになりました。サポート体制が充実しているため、社員がスムーズにシステムに慣れることができ、非常に助かっています。

KiteRaの今後の活用について

山田様多くの企業が就業規則を作成してはいるものの、「作成しただけで運用されていない」ことが少なくありません。就業規則を運用していないことで労務トラブルが発生し、頭を悩ませている経営者が多いと感じます。正しい就業規則の運用方法を広めたいと思っています。

就業規則を運用してもらうために活用しているのが、「残業申請についての通知書」「副業者雇用契約書」「解雇通知書」などKiteRaが用意している書式集です。その中でも、私は、弁護士 向井蘭先生の書式集を重宝しています。書式集からは「就業規則はこう使え」みたいなメッセージを感じ、就業規則を正しく運用するためのアイディアをもらいます。

顧問先に対して、就業規則の作成だけでなく、就業規則の運用までサポートできるのはKiteRa Proの強みだと思っています。就業規則を納品して終わりではなく、そのあとの支援がしっかりできるので助かっています。

『KiteRa Pro』を検討している方へのメッセージ

山田様決断には悩むことも多いと思いますが、KiteRa Proについては迷わず導入をお勧めします。開業直後の社労士にとっては、初期費用を払うことは大きな決断かもしれませんが、KiteRa Proを導入することで規程業務の依頼をすべて受注できるようになるため、先行投資として非常に価値があると思います。売上のない段階で、金額を払うのは難しいかもしれません。ただ、KiteRa導入によって、規程業務の依頼があった際に、断らずに全て受注できるというメリットがあります。

また、私はKiteRaの業種ごとの条文に非常に助けられました。私は建設業に苦手意識がありました。当初は敬遠していたのですが、最近、建設業の方からご相談を受けることが多くなりました。KiteRaの条文集はクオリティが高く、顧問先からは非常に高い評価を受けています。特に女性の先生で建設業を苦手としている先生は多いと思うのですが、本当にKiteRaがあれば大丈夫ですよって声を大にして言いたいですね。

さらには、介護業界の条文集を活用したところ、介護業界の顧問先からは「花見木事務所は、介護業界の顧問先が多いんでしょう？よく分かっているね」とお褒めの言葉を頂いたこともあります。
最後にまとめますと「KiteRaを導入すれば強気な営業ができます」と検討している方にお伝えしたいですね。

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