作業の1/3を削減。精神的負担も軽減でき、規程の本質に時間を割けるように

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事業会社の規程管理にも課題があった

●KiteRa導入前の貴社のご状況やKiteRaのサービスを知っていただいたきっかけをお聞かせください

梅澤様:今まで文書作成ソフトを使用して作成していましたが、新旧対照表を別で手作業で作成しないといけないという点で作業時間がかなりかかっていました。

また当社はホールディングスで、傘下に事業会社が2社あります。事業会社2社の規程も合わせて、ホールディングスである我々管理部が改定や管理をしており、一つ一つ、手作業で規程を改定しないといけないところなど、文書作成ソフトでの作業の限界がありました。なので、良いツールがないか探し始めたことがきっかけになります。

2022年夏頃から色々と調べ始め、複数社からツールについてお話を伺っていました。KiteRa Bizについては、セミナーに参加した際に紹介されており、お問い合わせをさせていただきました。

●お調べいただく中で、KiteRaを見つけていただいたんですね!ありがとうございます。KiteRa Biz導入の決め手はどこでしたか?

梅澤様:複数社お話を伺ったのですが、初回の商談時のデモ操作を見せていただいて、すぐに「KiteRa Bizが一番いいね!KiteRaさんにお願いしよう!」という話に社内でなっていたんです。やはり大きな負担を感じていた新旧対照表を自動生成できる点や、他社のツールに比べて直感的な操作により規程を作成できる点など、使い勝手なども考えた上で、もう「KiteRa Bizがいいね」と社内で話し合い、導入を決めました。

●導入前後でどのような変化がありましたか?

梅澤様:特に変化を感じたポイントはいくつかあります。まず1つ目は当社はホールディングス企業で合計3社の規程を管理しており、きちんと管理していたはずが、同じ規程でも各社版数がズレたまま運用されてしまっていたり、本来修正すべき箇所が規程によっては修正が漏れていたりもしていました。ですがKiteRa Bizを導入して、そのようなズレ、漏れを解消することができてきました。

2つ目は新旧対照表の作成です。課題や作業負担にもなっていた新旧対照表は、以前は文書管理ソフトでの作成に限界を感じていました。修正箇所が多くない規程で1時間以内で作成が終わるものであったとしても、3社分となると積み重ねでだいぶ工数がかかり、かなり負担になっていましたね。

KiteRa Bizを導入した後は、規程改定作業をして保存をすれば変更履歴から簡単に新旧対照表をダウンロードできるので、若干の手直しはあるものの作成時間はほぼ0になりました。

三小田様:3つ目として、インデント調整です。インデントの調整にもかなり負担を感じていて、文書作成ソフトでの作業は過去の作業者の癖などもあり、インデントの調整がとても不便で難しく、不要な改行やズレなどをすべて手作業で修正していたので、すごく大変でしたね。

4つ目は、表記ゆれの修正です。表記ゆれの修正についても時間がかかっていましたが、KiteRa Biz導入後は、自動的に修正されたり、表記ゆれがある箇所にアラートを出してくれるので時間をかけることなく修正できるようになりました。

あとは使ってみて、自動採番ができる点もとても良いなと思いました。KiteRa Bizに元々の規程データを取り込んだところ、条番号のズレなどが発生していることに気づくことができました。自動採番で正しい条番号に修正できていて、とてもありがたかったです。

これらの機能を活用して作業をする上で、わからないことがあればカスタマーサクセスの担当者へすぐ連絡をし、相談していました。複数回操作説明を実施して新機能についてご紹介してくださり、また、定期的にご連絡いただいているのでとても助かっています。

●業務フローの中でどのような活用をされているか教えてください

梅澤様:人事関連の規程に関しては、法改正時に顧問社会保険労務士と連携をしながら規程を改定する際や、社内の人事制度見直しを検討する際に活用しています。

また、当社はまだ設立して間もない会社ですので適宜規程の見直しを行ったり、現在運用されている社内の業務フローに整合性が取れていないところなどを修正したりといった作業をしてます。現在はIPO準備をしている段階です。IPOに向けて数多くの規程を整えていくという作業ではかなり活用していますね。

KiteRaから法改正情報や機能リリース、新しい雛形の追加などの情報がメールで届くので、そちらを参考にしながら作業を進めています。雛形の追加は助かっていますが、当社では組織関連の雛形をはじめもっと拡充されると嬉しいなと思います。規程内での表現の仕方等お手本がなくどうしても規定文の内容で悩んでしまうことがあるので、今後の展開に期待しています。

規程に関する精神的負担が軽減できました

●KiteRa Biz導入にあたって、最も期待していた効果はどのような部分になりますか?

梅澤様:文書作成のしやすさと作業時間の短縮ですね。規程の作成においてインデント調整も必要なことではありますが、最も大事なのは規程の内容です。KiteRa Bizを使うことにより、インデント調整などもかなり短縮できたので、最重要である規程の中身をきちんと考えることに時間を割けるようになりました。本質的なところに時間を使うことができるので、形式的なところに時間を取られないのがとてもいいですね。

全体的にみて作業時間は3分の2ぐらいにはなったのかなと思います。以前との違いで言うと、規程作業はやはり負担が多く期限も決まっているので作業を進めないといけないことは理解しつつも、重い腰をあげて作業をしないといけない部分がありました。

KiteRa Bizだと作業の途中保存・作業再開なども簡単にできるので、作業の区切りをつけやすくなり精神的な負担が軽減できたと思っています。

現在は、規程作成管理はKiteRa Bizで行い、社内の共有フォルダにて保管、コミュニケーションツールにて周知をしています。当社のセキュリティ上の問題もあるので、時間はかかってしまうかと思いますが、今後は規程作成から規程の社内周知まで一気通貫になるといいなと思っています。

規程の本質的な部分に時間を割けるようになった

●実際導入いただいてから、手応えを感じたところ、KiteRaを導入してよかったと思ったタイミングを教えてください

梅澤様:改定作業を行った時ですね。自動採番機能もあるので文書作成ソフトと違い、改定作業を行う際もインデントの崩れを気にせず作業ができ、こんなに楽に作業ができるんだと驚いたのを覚えています。

あとは新旧対照表のダウンロードです。これまでは手作業で別ドキュメントで作成しており、新旧対照表の内容に誤りがあったり、また新旧対照表自体のインデントの調整も必要でした。そのためなかなか手が回らず、規程の本質的な部分ではないのでどこか気持ち的に諦めてしまう部分もありました。でもKiteRa Bizで作業すると本当に綺麗に作成できるので、かなり楽になった時にKiteRa Bizの良さを実感しました。

私たちだけではなく、他の担当者も直感的な操作ができることによってスムーズに作業が進んでいる印象です。規程整備をするというのが当社の規程に関する現在の目標なのですが、KiteRa Bizを使うことで単純なミスが修正されて、全体的に統一感のある規程が作成できているところに手応えを感じています。あとは、上場に向けた規程整備の部分でも役に立っているなと感じています。

●実際にご活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか?

三小田様:数多くの規程の雛形が揃っているので、1から規程を作成していかないといけない、整備をしていかないといけない企業にはとてもおすすめです。ご担当者が多忙な企業や、規程数が多い企業にはぴったりですね。
深く考え込まずに、簡単に規程が作成できますし、操作もとても簡単なので、会社のルールとして規程作成はKiteRa Bizで、と決めておくとスムーズに担当者全員が作業できるようになります。

梅澤様:形式的な部分に捉われることなく、規程の本質的な部分に向き合う時間を作ることのできるいいツールだと思っています。規程に関する作業で作業効率化を計りたい企業、規程の管理数が多い企業も管理が楽になるでのぜひ使ってみていただきたいと思います。

●貴重なお話をありがとうございました!是非これからもよろしくお願いいたします