導入4ヶ月で30規程を作成。スピードと質の向上により2名で実現。

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規程雛形や法改正などWeb情報の正確性に不安を感じていた

●KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

日野原様:これまで規程雛形や法改正情報はWebで集めていましたが、常に最新の情報が手に入っているのか不安がありました。
弊社には総務・労務周りの経験者がいないため、誰も正解が分からない中で誰かが正解を出さなければならない状況が続き、業務が増えていくにつれ、担当者の負担が大きくなっていました。規程内容はもちろん、条ずれ修正等の細かい対応も大変でしたね。
そういった背景から、ツールの導入を検討し始めました。

弊社のCEOがDX化を目的に、これまでも最新システムを好んで導入していたため、その中でKiteRa Bizを知りました。複数社から話を聞きましたが、他システムは契約書管理に特化したものが多いことに対し、KiteRa Bizは規程作成の機能が充実していたことが導入の決め手です。

半減どころではない!先の見えない規程業務のゴールが見えてきた

日野原様:導入背景でもある「正解が分からない」という部分は解決しました。KiteRa Bizの規程雛形は、社会保険労務士の方や弁護士の方が監修しているため、信頼できます。
Web検索で規程雛形を集めていた時は、「どこから雛形を用意したのか?」「情報の信ぴょう性はあるのか?」という部分から社内調査が必要なため、工数がかかっていました。
今は『KiteRa Bizの雛形を元に作成しました。』の一言で済むので、負担が軽くなりましたね。これまで規程業務の0から100を担当していたのに対し、KiteRa Bizはベースが50からスタートしているイメージです。

渡辺様:法改正に合わせて、タイミングよく新しい雛形がリリースされるので、有難いですね。直近だと、「裁量労働制」の雛形を活用させていただきました。
機能面では、設問形式での規程作成と新旧対照表の出力が便利です。
設問形式での規程作成は、一問一答形式で作成ができるため、規定するべきこととそうでないことをWebで調べる必要がなく手間がかかりません。新旧対照表は、改定履歴をワンクリックで出力することができ、規程のどこを変更したか分かりやすくなりました。

日野原様:これまで1つの規程を作成するのに上長への確認依頼、それを受けての規程修正も含めて、3ヶ月から半年かけていました。KiteRa Bizだと、確認依頼が3分で済みます。規程業務の半減どころではありません。1日に2,3規程は作成できています。
導入前は何から手をつけていいか先が見えない状況でしたが、今はIPO準備に必要な規程が揃ってきており、ゴールが見えています。

サポートも丁寧で、いつも感謝しています。先日も操作方法で不明点があり、「14時からオンラインミーティングをお願いします!」と、いきなり呼んでしまって申し訳ないと渡辺と話していました。笑

●効率化やIPOへ向けてのお手伝いができているようで我々も嬉しいです!その他よく利用いただいている機能などはございますか?

日野原様:他の規程を参照したり、条文を引用したりできる条文検索機能を利用しています。複数の雛形を参照して、いろいろな表記方法を知ることができるので便利だと思います。
また、条文を引用したことにより条数が増加した際にも、条番号の自動補正機能があるため、条ずれが起きないのもポイントですね。これまでは2人の担当者でチェックをしていても、条ずれ修正の漏れがあったので助かっています。

渡辺様:「漢字と仮名」や送り仮名の違い等、表記ゆれを一括で修正できる機能もいいですよね。

KiteRa Bizに任せておけば大丈夫!担当者1人分以上の働き

●ご評価いただきありがとうございます。
 実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか?

日野原様:少ない人数で規程業務を担当されている企業におすすめです。
KiteRa Bizは担当者1人分以上の働きをしてくれるので、少人数の企業こそ、ツールを導入すべきだと思います。

渡辺様:スタートアップ企業やIPOを目指すような企業にも、おすすめです。

日野原様:素人では分からない法律面をKiteRa Bizがカバーしてくれる、信頼できるからこそ、規程作成のスピードを上げることができます。
KiteRa Bizを導入してから4ヶ月、たった2人の担当者で30規程を作成しました。すごくないですか?KiteRa Bizに任せておけば大丈夫です!

●今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか?

日野原様:弊社は社会保険労務士の方と顧問契約をせず、KiteRa Bizの利用と弁護士の方とのやり取りで規程業務を行っていこうと考えています。規程のことは外部のシステムで行わず、KiteRa Biz上で完結する環境を作っていきたいです。

そのために、今後の機能リリースにも期待しています。
現在、労働者代表への合意を得る労使協定機能は、36協定届に対応していますが、協定書の署名・押印にも対応してくださると嬉しいです。
また、研究系など専門分野に対応した規程雛形や契約書管理にも対応が可能になるとWeb検索や他システムに頼る必要がなくなります。

●貴重なお話をありがとうございました!是非これからもよろしくお願いいたします。