規程関連業務の作業効率とやるべき業務の作業効率を同時にアップ

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属人化を解消し、作業効率化を図るためのツールを探していた

●KiteRa Biz導入前の貴社のご状況やKiteRaのサービスを知っていただいたきっかけをお聞かせください

中井様:導入前はいくつか規程業務における課題感がありました。

弊社では新旧対照表を文書作成ソフトの校閲機能を使いながら作成しており、 規程改定の度に、同じ作業を繰り返すという作業がかなり煩雑になっていました。

細かい誤字や表記の修正においても、作業面で工数がかなり圧迫してしまっていたので、工数削減するために新旧対照表を自動で生成できるようなツールがないかと思っていました。

他には、規程ごとで表記揺れが発生していたのでその部分の改善や、私含め規程の作成・確認などを行う担当者が3名おり、作業が属人的になって齟齬が発生してしまうケースもあったので、その部分も解決したいと考えていました。

またKiteRa Biz導入前のタイミングで法人が増えることも想定されていたため、法人を跨いだ規程整備や管理を1つのツールでできれば嬉しいなと思い、調査を始めたところKiteRa Bizに出会いました。

KiteRaのインターネット広告だったかと思うのですが、社会保険労務士向けのセミナー開催が予定されており、自社でも使えるのかなと思い問い合わせをさせていただきました。社会保険労務士だけでなく事業会社でも利用できるというお話だったので商談させていただいたという流れです。

本来やるべき業務に時間を割くことができるように

●KiteRa Bizを導入してよかったと思った、手応えを感じたのはどんなところですか?

中井様:弊社の顧問社会保険労務士も以前からKiteRaを使用していたことがあり、使用実績があったというところ、また実際にデモ環境を利用した際、規程のインポートと編集を行ったところ新旧対照表が瞬時にでき、求めていた機能が備わっているなと思いました。またUI、UXも良いなと感じました。

その他、必要規程が生じた際に、設問形式の規程や雛形が用意されていて簡単に作成ができるということも魅力的です。

2023年8月に株式会社PLAN-Bから分割して株式会社PLAN-Bマーケティングパートナーズが新たに設立されました。この会社は株式会社ADKホールディングス様(以下、「ADK社」とする。)との資本提携があるのですが、ADK社の関係者様にも当然規程を共有しており、その中で整合性が取れていないなど不備があると管理体制等にご不安を抱かれてしまわれかねません。

今回、PLAN-Bの規程をPLAN-Bマーケティングパートナーズの規程に反映しながら作成したのですが、KiteRa Bizの条文検索機能等も用いて整合性の取れた規程がとても簡単に作成でき、かなり重宝しました。文書作成ソフトを使用していたら途方もないコストがかかっていたかと思います。

また、KiteRa Biz導入前は社内ポータルサイトで規程の周知を行っていました。どこでどの規程が閲覧できるのか社員から問い合わせを受けることが多く案内に時間がかかっていたのですが、現在は社内規程の閲覧はKiteRa Bizで!と、案内がとてもしやすくなりました。今までは一つの規程に辿り着くだけでも時間がかかっていたところ、今ではとてもスムーズに辿り着けるようになったという声を聞いています。

その他には変更履歴が、版確定をする前にも常に細かく残っているので、誰がどの箇所を変更したかも追いやすく、重複した編集作業を行わなくてもよくなったという点でとても作業効率が上がりました。効率化して削減できた時間を本来やりたい、やるべき業務にしっかりと使えています。

新会社設立に関する業務で一時的に負荷が上がってしまった際も、KiteRa Bizを使用して工数の削減ができた分、うまく業務を回せていたと思います。

●導入目的でもあった作業効率化にお役立てできているとのことで、大変嬉しく思います!ご利用いただく上でKiteRa Bizで一番おすすめの機能を教えてください

中井様:いくつかありますが、差分表示機能と新旧対照表の作成機能です。版確定前後や修正前後差分がすぐに見られるので、差分を確認しながら修正作業ができるという点で助かっています。

規程の編集作業でいうと、規程管理ができるツールの中でショートカットキーが使えるなど、ここまで文書作成ソフトに順守しているサービスに出会えたことがなかったので、すぐに適応できました。 他には、規程間の整合性を取るために条文検索機能がとても役に立っていますし、変更履歴機能は誰がどの箇所をどのように変更したかもしっかり残すことができとても作業がしやすいです。


内部統制に必要なツールとしてより活用していきたい

●KiteRa Bizをどのような場面でご活用いただいていますか?

中井様:規程を一旦整備してしまえば頻繁に活用することもなくなりますが、内部統制において、規程と実態が合っているか確認を行う際に活用しています。条文検索で確認したい規程がすぐに表示されるので、規程の内容を確認し問題の有無や規程改定をすべきなのか、運用フローを変更すべきかというところの判断がしやすくなりました。

また、現在は3社の規程を管理しており、 それぞれの規程を対比しやすいのもいいですね。

今後も規程の定期的な整備が必要になってくると思いますので、内部統制プロセスにおいて、規程通りに順守されているかを確認するためのツールとして引き続きしっかりと活用していきたいと思っています。また版確定をすれば、リアルタイムで従業員に規程を周知することができるので、規程周知の面でもうまく活用をしていきたいです。

要望として挙げると、KiteRa Bizを用いて社内周知をする上で、規程のプレビューを表示する際、規程内容のわかりやすさを考えて【第1項】の表示の有無を選択できるようになれば嬉しいです。

また、規程の管理者アカウントと社員用アカウントの表示内容が異なるので、管理者用アカウントでは社員用アカウントの表示内容がわかるプレビュー機能があるとさらに社内周知がしやすくなると思います。

●KiteRa Bizのサポート体制はいかがですか?

中井様:全体的なKiteRa Bizの使い方や電子申請使用方法についても問い合わせ後すぐにミーティングを調整くださり、実務担当者の運用面に寄り添った対応をしていただけました。 また、メールでのやり取りの中で機能要望もお伝えさせていただいた際にも、前向きなご回答いただき、しっかりと反映してくださるんだろうなという期待感も持てるような対応が非常にありがたいです。

●実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか?

中井様:大きく3つあると思っています

1つは就業規則の届け出等も必要になる企業、スタートアップ企業です。設問に回答するだけで、自社の実態と合わせた就業規則を簡単に作ることができます。社会保険労務士に依頼せずとも法に準拠した就業規則の作成ができるので、かなりKiteRa Bizが重宝すると思います。

もう1つはやはりIPO準備企業です。IPO準備中は、規程との整合性が問われてくるので条文検索機能を用いることで、全ての規程を横断して整合性の取れた規程の作成ができるところは、かなりメリットがあると感じています。

最後に、コロナ禍でリモートワークを実施している企業が増えたかと思います。アカウントを付与すれば場所や職種問わず、規程をWEB上で閲覧できるという点で、就業エリアを選ばず採用されているような企業にもとてもおすすめです。

●最後に導入検討中の企業様にメッセージをお願いします

中井様:もし導入に迷われたら一度操作デモをしてみるのがいいと思います!使ってみたらすぐにKiteRa Bizの使い勝手の良さを実感できると思います。 またKiteRa Bizには標準の雛形も豊富にあるので、初めて規程作成に携わる方や、あまり知識がない方でも一から規程の作成ができますし、作成した規程をブラッシュアップさせるにも情報を収集しながら自社に合った規程の作成をすることができるのでぜひデモをお試しいただけたらと思います。

●貴重なお話をありがとうございました!引き続きサポートさせていただきますのでこれからもよろしくお願いいたします