KiteRa導入で業務の効率化を実現!規程の改定から周知まで一元管理に成功!

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社員が見たい最新の規程にたどり着きづらい状態だった

●KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や導入に至った経緯をお聞かせください

松島様:KiteRa導入前は、30程度の規程を文書作成ツールにて作成し、最終的に版確定したものをオンラインストレージサービスに格納後、全社に周知していました。オンラインストレージサービスでの周知は、見たい規程についてキーワードで検索をかけると、過去の版も全て出てきてしまうため、社員はどれが最新の版なのか分かりにくい状態でした。社員からの問い合わせの頻度も高く、該当規程のリンクを社員に渡す作業など、とても手間がかかっていました

また、データ管理の面でも、文書作成ソフトで作成しPDF化することに煩雑さを感じており、規程の作成から周知まで完結するシステムの導入を検討しました。そこで、前職の時から知っていた、KiteRa Bizの導入を検討しました。

新旧対照表がワンクリックで作成可能に!業務の質が格段に向上!

●実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください

松島様:KiteRa Bizを導入後、新旧対照表の作成が楽になったことで、圧倒的に業務効率化できたところだと思います。KiteRa Biz導入前は、新旧対照表を文書作成ツールにて作成しており改定内容によっては、1時間から3時間かかっていた為とても面倒に感じていました。KiteRa Bizを導入し、新旧対照表をワンクリックで出力できるというのは、とても便利ですね。

また、KiteRa Bizを導入後、就業規則の改定を行い、電子申請機能を利用して労働基準監督署への申請を行いましたが、社員をKiteRa Bizに招待することで、意見書の回収から申請時の添付まで自動でされるので、そこもかなり便利に感じています。電子申請後、公文書は就業規則の添付資料に添付し、申請した証拠として社員も閲覧ができるように保管しています。

版管理についても、社員はパッと最新版規程が閲覧可能で、規程を編集するメンバーは、改定前の版も閲覧可能な為、煩雑だった版管理も改善することができました。

香村様:弊社は、中期経営計画でガバナンスの強化を掲げています。動きが早い組織なので、規程の改定ペースも普通の企業より早いと思います。規程を改定する際、メンバー内で意見を出しながら改定するので、KiteRa Bizの一時保存機能で、規程の変更履歴や、版管理過程の可視化機能も、とても助かります。今後もKiteRa Bizを活用していきたいと思っています。

●導入前に感じていた、社員が見たい規程にたどり着きづらい課題も解決しましたか?

松島様:はい。社内の運用として、全社共通のブックマークにKiteRa Bizを登録しているので、「規程に関する問い合わせはKiteRa Bizのここを見てください」というような、声がけができるようになりました。

導入前は複数の社員から有給休暇付与日数など、同じような質問を受けることが多かったのですが、導入後は規程の検索性も向上したことで、問い合わせの工数を減らすことができました。作成から周知まで一元化できるのは、導入してよかったと思うポイントです。

実際に社員からも「すぐに欲しい情報にたどりつけるから便利!」との声が上がってきています。人事の目線でも、以前のKiteRa Bizなしの状態には戻せない、考えられないと思っています。

●規程の改定作業効率化やガバナンスの強化のお手伝いができているようで我々も嬉しいです!その他よく利用いただいている機能などはございますか?

松島様:規程をインポートすると、表記ゆれが自動で検知されるのは、とてもありがたく思っています。「および」が平仮名だったり漢字だったりするので、一発で確認できるのは、嬉しい機能です。また、規程を改定するメンバー目線だと、目次で飛びたい条文や項目に飛ぶことができる機能も、すごく便利だと思っています。

KiteRa Bizでは、法改正情報も配信しているので、規程に落とし込む必要があるのか確認できるのもありがたいですね。

●KiteRa Biz導入後、削減できた時間でどういったことができましたか?

松島様:社内の制度面や法改正について考える時間を持てるようになりました。以前は、問題が起きてから対処することもありましたが、導入後は問題を未然に防げるようになってきていると思っています。

香村様:規程を改定し、改定内容を分かりやすくする為に新旧対照表を作成しますが、新旧対照表の作成は、時間がかかる作業だと思っています。本来は、規程の内容を充実させないといけないので、その本質的な部分を検討する時間に充てられるようになりました。
また、KiteRa Bizの中で作業を行うことで規程の編集状況がオープンになり、メンバー間の共通認識として持つことができるため、すぐに各自が作業を開始できるようになりました。以前は規程の編集状況の認識合わせから行っていたので複数人での作業のスムーズさも導入前と比べて全然違うと思います。

KiteRa Bizなしでの業務は考えられない!

●今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか?

松島様:規程の版管理や、規程作成の効率化などはすでに目標達成できていると思います。ただ、現状の課題として、KiteRa Bizのアカウントを有効化していない社員がいるという点がありますので、社内の運用面を整えたいと思っています。
全社員が有効化することで、KiteRa Bizの社内周知機能を利用できるだけでなく、社員のアクセス状況や再通知などもできるので、2024年4月に控える法改正など規程の周知義務へ向けた活用もできると思っています。
また、KiteRa Bizの中で確認できるダウンロード資料も活用していきたいと考えています。4月に裁量労働制に関するルールの改正が行われるので、その際は、KiteRa Bizのフォーマットを使いたいですね。
つい最近、人事のメンバーと会話した際、「こんな資料があるんですね!」と感動していました。厚生労働省のホームページで法改正情報を調べて、1から作成しないといけないと思っていたようです。1から調べて作ると、どれが最新の情報かわからないんですよね。

香村様:ダウンロード資料は、実際に規程管理に携わっている、人事や法務の現場の人は嬉しいですよね!

松島様:あとは、電子申請機能もすごく便利なので、今後も引き続き使いたいですね。直近では、2024年3月に36協定届もKiteRa Bizから申請しようと思っています。
最近リリースされた、ダッシュボードの協定届スケジュール機能も次回いつまでに何をしなければならないか管理できるので、今後活用していきたいです。

香村様:現時点でもKiteRa Bizの導入効果を実感していますが、これから使い込んでいくことにより、さらに効果を感じると思います。

●ご評価いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか?

松島様:様々なフェーズの企業に使えると思います。今後ガバナンスの強化をしていかなければならない企業はもちろん、上場準備中で上場審査などが今後発生してくるような企業も、就業規則がないような企業で1から作らないといけないような企業にも、様々なフェーズの企業におすすめです。1から雛形を探して作成するより、KiteRa Bizの雛形を使って作成する方が容易と思いますね。

KiteRa Bizはなくてはならないもの

●KiteRa Bizをおすすめいただきありがとうございます。最後に、導入前の企業様にメッセージをいただけますでしょうか

松島様:圧倒的に、規程の管理は楽になります。作業工数の削減にもなりますし、法改正レビュー機能などもありますので、その辺りも含めてより活用していけば、KiteRa Bizがあるとないのとでは、業務の質が格段に上がるのではないのかなと思います。
今ではKiteRa Bizは規程管理業務において、なくてはならないものになっています。

香村様:やはり形を整えるというのも、1つ重要だと思っています。中身も重要ですが、口頭伝承のような形では意味がないと思うので、規程を管理して運用していくところを効率的にできるというのは、とても便利だと思います。あとは、企業問わず、人の入れ替わりはあるものなので、一元管理できるのは、業務の属人化を防ぐことができるという点でも良いと思います。

●貴重なお話をありがとうございました!是非これからもよろしくお願いいたします