部署横断の課題を解決し、上場準備に向けた大きな一歩を

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規程整備における部署横断的な課題

●KiteRa導入前の貴社のご状況やKiteRaのサービスを知っていただいたきっかけをお聞かせください

佐藤(耕)様:2019年頃、規程の整備を進める中で規程の作成や編集、版管理まで全て文書作成ソフトで行うことに難しさを感じていました。その際にWeb広告でKiteRa Proを知りました。(KiteRa Bizは2022年リリース)

実際にKiteRa Proの操作画面を拝見し、取り込んだファイルがすぐ自動的に反映されて体裁も整えやすいことから「これはいいかもしれない」と感じ、社内のメンバーに紹介しました。人事労務や経営企画のメンバーからも好評で、導入を本格的に検討することになりました。

●2019年ですとサービス開始間もない頃です。見つけていただきありがとうございます。導入の決め手はどういったところでしょうか?

佐藤(耕)様:上場準備に向けて必要な規程の雛形が標準で搭載されていたからです。就業規則等の人事労務が管轄する規程のみだと効果が限定的ですが、経営企画等の他部署に関わる規程の雛形もあったので、社内の理解や後押しもあり導入に至りました。

情報集約により社内の共通認識を醸成

●導入前後でどのような変化がありましたか?

佐藤(耕)様:導入前は版管理や規程の変更箇所の確認等が煩雑になっていましたが、KiteRa Proの導入によりその点は解消されました。また、以前の規程管理状況としては文書作成ソフトで作成した規程をPDF化し、オンラインストレージサービスや社内の共有サイトで管理していました。

どうしても最新版がどれかわかりにくくなったり、部署毎にフォルダが違っていたりしたので閲覧できる人と閲覧できない人が出てきていました。KiteRa Bizに規程を入れておけば最新版がどれかもわかりやすく、一つにまとまっているので閲覧しやすく、その点も良い変化でした。

他にも規程ページのURLからすぐに内容が確認できるので、外部の社会保険労務士とのやりとりもしやすくなりました。

佐藤(七)様:従業員から問い合わせがきた場合に、キーワードで検索ができるのも助かっています。検索がしやすいことはもちろん、検索結果で該当のワードにハイライトで色がつくので見やすいですね。

先ほども話にあがっていましたが、従来の管理方法だとどれが最新版かわかりづらかったりするのと、複数人で閲覧していると見ているファイルが違うこともありましたが、一つのところに保管できるので共通認識が持てるのがいいなと思います。

武重様:最近楽だなと感じたのが規程のファイルに添付資料をつけられるところですね。規程に付随する意見書や同意書も従来はそれぞれ個別に保管していましたが、セットで保管できるのはすごく助かっています。

また、規程の変更箇所の差分がボタン一つで表示されるのも業務効率化に繋がっています。労働者代表に説明をする会議でも、どこがどう変わったか一目でわかるので説明がしやすいです。

●多くの機能をご活用いただきありがとうございます!特に良かった機能はどの機能でしょうか?

佐藤(耕)様:導入時にはなかった機能ですが、参照番号のリンクを挿入できるところですね。条文を変えてしまうと参照する条項が変わってくるので、その影響調査がかなり大変ということもあり非常に助かっています。全体的に規程業務の工数削減に繋がり、人事労務以外の業務に着手することができるようにもなりました。

進化するプロダクトと今後への期待

●サービス開始当初からKiteRa Proをご利用いただき、現在は2022年にリリースしたKiteRa Bizをご利用いただいておりますが、長くご利用いただく中でのプロダクトの変化はどのようにお感じでしょうか?

佐藤(耕)様:36協定届の作成や電子申請が行えるようになったり様々な機能のアップデートがあるので、今後は規程関連業務が全てオンライン上でできるようになると嬉しいなという期待を持っています。

●ご期待に添えますよう引き続き尽力いたします!最近ですと他社ITツールにおいても就業規則のチェック機能等、規程業務に関する機能が搭載されたりもしていますが、規程業務において複数ツールはご利用でしょうか?

佐藤(耕)様:そうですね。弊社ではKiteRa Bizのみで充分完結できると感じているので、規程業務に関しては他のツールは使用していません。

従業員が安心して働ける環境を目指して

●今後KiteRa Bizをどのように活用されたいとお考えですか?

佐藤(耕)様:弊社はEC事業に関する様々なソリューションを展開しております。今後も積極的に採用を行い、事業成長を目指しています。

その中で、全ての従業員がKiteRa Bizにアクセスでき就業規則の確認ができることが大切だと感じています。現状は社内の共有サイトにアクセスし、検索して規程を探し、キーワード検索で該当の箇所に辿り着くという流れです。やはり手間がかかる分、就業規則が身近な存在になっていない。

それをKiteRa Bizに直接アクセスができればURLから必要な規程にアクセスができ、同じ画面ですぐにキーワード検索もできる。そういった使い方ができると従業員が会社のルールをしっかりと理解することができ、安心・安全に働くことができるようになると感じています。

●弊社も「安心して働ける世界をつくる」というミッションを掲げておりますので、非常に共感できます。これからのKiteRa Bizに期待する部分はありますか?

佐藤(耕)様:規程作成や編集、管理だけでなく規程に付随する課題も解決できるようになると嬉しいなと思います。例えば規程の作成後、社内で合意形成を取るにあたって稟議のワークフローができたり、36協定届の手続きの際に労働者代表の選出・締結までできるなどですね。KiteRa Bizを用いてオンライン上で全て完結できれば、規程業務に対するストレスも軽減されると思います。

上場準備を進める企業から初めて就業規則を作成する企業にもおすすめ

●ご評価いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか?

佐藤(耕)様:成長フェーズで上場準備の検討などを進めている企業だと思います。必要な規程を揃えることができますし、先ほどお話したような最新版がどれかわからない、という規程管理の課題においてもKiteRa Bizを使えば発生しなくなるのでおすすめです。

武重様:他にも従業員数が10名を越えたばかりのスタートアップにもおすすめです。どうしても最初は簡易的に規程を作成をしてしまうことが多いですが、後々の変更は大変になってくるので、最初のうちにきちんとした規程を作ることができるのも良いところだと思います。

●最後に導入検討中の企業様にメッセージをお願いします

佐藤(耕)様:導入すると規程運用の世界が間違い無く変わります。これまでと違う景色を、ぜひ他の企業様でも試していただきたいです。

●貴重なお話をありがとうございました!是非これからもよろしくお願いいたします