KiteRa Bizの導入により、規程の改定が楽しくなった!圧倒的に精神的な負担が軽減。

  1. トップ
  2. KiteRa Bizの導入により、規程の改定が楽しくなった!圧倒的に精神的な負担が軽減。

突然規程業務の担当者に…!!!規程管理システムを探していたところKiteRa Bizとの出会いが。

●KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

榊様:私自身、昨年の4月に人事部へ異動となりました。それまで人事部とは全く関係のない部署にいたため、突然規程を編集管理することに対してとても不安を持っていました。
文書作成ソフトで規程を編集管理するということ自体、考えられなかったんですよね。
そんな中、ネットで規程の管理方法について調べているときに、KiteRa Bizを見つけ資料請求を行いました。実際に話を聞いてみて、他社と比較しても、KiteRa Biz以上に規程に特化しているシステムは無かったため、スムーズに導入に至りました。

条番号のずれがなくなり、規程の編集〜版管理までが圧倒的に楽に

●実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

榊様:KiteRa Bizを導入して、まずは規程を効率よく整えることを目標にしていました。 導入するまでは、規程の編集から管理までを全て文書作成ソフトにて管理していました。 文書作成ソフトでの管理は、どれが最新の版か分からなかったですし、条番号のずれが多数発生していたんですよね。
KiteRa Bizでは、参照番号をリンク付けできる機能があるため、条番号のずれを気にせず規程の編集ができ、とても便利です。

●効率化へ向けてのお手伝いができているようで我々も嬉しいです!その他よく利用いただいている機能などはございますか?

榊様:今回、3月に電子申請機能を使ってみたのですが、e-Govとの連携を行うだけで、規程の改定から意見書の回収、労働基準監督署への提出まで一括で出来るのは、とても便利でしたね。意見書についても、今までは紙で各事業場ごとに回収していましたが、約300事業場あるためKiteRa Biz内で一括で回収できとても楽になりました。
KiteRa Bizで電子申請を行い、公文書が返ってきた時は、すごく達成感がありました!

また、編集面でもとても使いやすいです。文書内の文字を一括で変更する、検索と置換の機能や、KiteRa Bizの雛形と照らし合わせながら条文を引用することができる条文検索機能、規程の条文に解説をつけることができる注釈機能など、KiteRa Bizの機能をフル活用しています!特に条文検索機能は、自社の規程とKiteRa Bizに入っている雛形を照らし合わせながら欲しい条文だけドラックアンドドロップで引用出来るため、効率よく自社にあった規程を作成することができます。

億劫だった規程関係の業務が楽しくなった!KiteRa Bizの導入により精神的負担が軽減。

●KiteRa Bizの機能をフル活用いただきありがとうございます!KiteRa Bizを使って、規程業務に関する負担は削減できましたか?

榊様:最近では、社内イントラにKiteRa Bizのリンクを貼り、規程の社内周知を行っているので、規程の編集から公開までの動線を引くことができ、圧倒的に楽になりました!億劫だった規程関連の作業が、むしろ楽しく感じています。私自身、KiteRa Bizに染まってしまいKiteRa Bizなしでの規程管理業務は考えられないです。

文書作成ソフトから脱却したい企業へおすすめ!迷ったら導入すべき!

●業務負担の軽減に貢献できているようで嬉しいです。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか?

榊様:KiteRa Bizは規程の新規作成から編集、管理、電子申請、社内周知まで全て一元管理できるので、どんな企業にもおすすめですが、特に「文書作成ソフトで管理したくない!」と思っている担当者様におすすめです。

世の中の流れをみても、どの企業も規程はクラウドで管理するべきだと思います。
実は、KiteRa Bizを導入後パソコンが壊れてしまったことがあったのですが、規程は全てKiteRa Biz内で管理していた為、無事でした。もし導入していなかったら、全て消えてしまっていたと考えるととても怖いですね。KiteRa Biz上で管理していたからこそ、パソコンが壊れても規程データを守ることができました。万が一の場合もデータを守ることができるのは安心ですね。

どんな企業も、導入に迷ったら入れるべきだと思います!!

●今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか?

榊様:まだまだ、これから整えていく段階ではありますが、従業員にとって規程が魅力的なものになってほしいと考えています。
そのために、条文の言い回しについても気をつけています。例えば、条文の中に「〜しては、ならない」という書き方の条文があった場合、「〜したらできる」というような、肯定的な言い回しに変えていきたいと思っています。
将来的には、規程を見た従業員のモチベーションが上がり離職防止にも繋がったらいいなと思っています

●貴重なお話をありがとうございました!是非これからもよろしくお願いいたします。