就業規則作成時間を約70%削減。お客様へのより良いサービス提供のためのクラウドサービス活用。

和歌山県で、地域のお客様への貢献を第一に考え、社労士業を営んでいる井上労務事務所様。事務所の設立は、社労士制度ができてすぐの昭和40年台中頃。祖母の代から続く事務所を引き継がれ、4年ほど前より代表を務められている井上周磨先生に、KiteRaの導入前の課題、導入後の効果、そして、事務所としての今後の展望についてお話を伺いました。
※Zoomにて実施

内容よりも体裁を整える作業に時間がかかってしまう状況を改善したい

はじめに、KiteRaを導入された背景など教えていただけますでしょうか？ 

井上先生最初にKiteRaを知ったのは、杜若経営法律事務所の向井蘭先生からのメールマガジンがきっかけです。向井先生とKiteRaが一緒にセミナーを実施するということで非常に興味を持ちました。

それまで、就業規則に関する課題は感じていたものの、そのようなサービスを見かけたことがなかったので、世の中にはまだそのようなサービスは無いのかなと思っていました。

就業規則に関する課題はどのようなものだったのでしょうか？

井上先生もともと、就業規則の作成や改訂は文書作成ソフトで実施していました。ただ、条文の追加・削除、並び替え、レイアウト調整といった、体裁を整える作業に大きく時間がかかっていた状態でした。中には、紙でしか現状の規程を持っていないというお客様もいますので、その場合は全部１から文書作成ソフトで手打ちしたこともあります（笑）。

実際に就業規則作成にはどのくらいの時間がかかっていたのでしょうか？

井上先生弊所では、就業規則のご依頼をいただいた場合の対応フローは、まずは既にお持ちの就業規則を見させていただきます。そして、お打ち合わせのお時間をいただく形です。

お打ち合わせでは概ね2〜3時間ほどお時間いただき、今回のご依頼に至った背景をお聞きし、何かしらの課題感があれば、それを解決するために就業規則でどのように対応するかを考えます。また、既にお持ちの就業規則が現行の法律にどの程度対応しているかも読み込みます。そこから文書作成ソフトでの作業に移っていきますが、ここからが非常に大変です。

もちろん、お客様によって差がありますが、感覚としては、作成業務に集中できる状態で所要時間が１〜２日ほどだと思います。実際には、お客様からのお問い合わせや緊急度の高い業務が入ってきたりで、作成業務にだけ集中し続けることは難しい状態です。結果的に中断しながらの取り組みになりますので、1〜2週間かかっていました。実際の作業時間は合計で20〜30時間くらいだと思います。

規程作成機能で、約70%の工数削減に成功

KiteRa導入で、課題改善の実感はありますか？

井上先生そうですね。課題改善したと実感しています。

KiteRaを導入して、まずは弊所の規程を作成したのですが、就業規則と賃金規程が思った以上にスムーズに作成できて驚きました。

また、導入後にちょうど、新規のお客様から作成依頼を１件いただきましたので、KiteRaを使って対応しました。具体的には、お客様に弊所に来ていただき、その場でKiteRaを操作しながら、ヒアリングをするという形で対応したのですが、体裁を整える作業が大幅に短縮され、その日のうちに、第一案をお客様に送付できたことは驚きです。第一案をお送りした後も、再度弊所にお越しいただいて最終調整して、最終納品を終えることができました。

具体的にどのくらいの工数削減につながったと感じていらっしゃいますか？

前提として、お客さまによってかかる時間は異なりますし、一概に言えないところではあります。ただ、先ほどお話した案件対応では、合計で5時間前後で納品できたと思います。従来は20~30時間ほどかかっていたと感じていますので、およそ70%くらいの工数は削減できたと言えるのではないでしょうか。

全ては地域のお客様により良いサービスを提供するために

今後の展望について教えてください。

井上先生弊所は祖母の代から始まり、地域のお客様にご愛顧いただき、ここまで続いています。そのため、まずは、そういった祖母から受け継いだ部分はしっかりと守っていきたいと思っています。

それをベースとして、もっと地域のみなさまの力になりたい。

今は、KiteRaも含め、専門性の高い新しいクラウドサービスが色々と誕生しています。そういったものは素直に取り入れ、効率化に取り組んでいく。そして、効率化できた分、他の部分に時間をかけていく。その結果、お客様に提供できる価値を高めていきたいと思います。

貴重なお話をありがとうございました。是非これからもよろしくお願いいたします