業務の属人化が解消職員のスキルアップツールとしてのKiteRaの活用

社会保険労務士まつもと事務所は、「社会保険の手続き」「給料計算」「就業規則の作成」「経営者と労働者の行き違い・トラブル」など、人の採用から退職までに生じるさまざまな手間に対応しています。経営者・従業員の皆様が本業に専念いただけるように業務に取り組んでおります。

今まで就業規則作成は自分しかできない業務だった

KiteRa導入の背景、KiteRaのサービスを知ったきっかけについて教えてください

松本先生KiteRaを知ったきっかけはマネーフォワードさんの士業紹介サービスでのご紹介でした。今まで規程作成業務はかなり時間がかかっており、導入によって工数が圧倒的に削減されることが予感できました。KiteRaの無料トライアルを使い始め、期待以上に使い勝手がいいことを実感し、導入を決定いたしました。

KiteRa導入後、就業規則作成業務はどのように変わりましたか？

松本先生まず、就業規則作成にかかる時間が劇的に効率化されました。今まで受注から納品まで3ヶ月ほどかかっており、時間がかかることが課題でありましたが、導入によって体感で半分くらいの業務削減に繋がっていると感じます。また、今まで就業規則作成業務は私しかできない業務であったのですが、KiteRa導入によって業務の属人化を少しずつ回避することができていると感じております。

またKiteRaによって、質の高い規程を簡単に作成することができる上、規程の編集、修正も簡単にできるので、所内のスタッフの教育にも非常に有効だと感じます。所内のスタッフに規程の作成や編集に積極的に関わってもらえるようになったことで、私自身は就業規則の各規定の内容を充実させるためにより多くの時間を使えるようになりました。今後もKiteRaの導入によって業務が効率化されることで、事務所内の処理能力の向上や提供するサービスの向上を期待しております。

さらにはクラウド化することによって事務所内の処理能力だけでなく、顧問先へのヒアリングのハードルも下げることができるので、今後は積極的に規程業務を行なっていける事務所のスタイルを確立することができるようになりました。

今まで使っていた文書作成ソフトの規程がそのままKiteRaで使える

KiteRaの機能の中で、特に重宝している機能はありますか

松本先生現在特に重宝させていただいているのが、「規程の取り込み」機能です。今まで規程管理は文書作成ソフトで行なっていたのですが、現在KiteRaに全て移行作業を行なっております。

文書作成ソフトで作成したデータをKiteRaにインポートする際、サポートされてはいると言っても、結局表記ずれはあるんだろうなと懸念しておりましたが、私の期待以上の精度でインポートすることができ、とても満足しております。

KiteRaのカスタマーサポートで、インポートを代行していただくサービスがありますが、自分でインポートしても高精度でインポートができるので、未だにカスタマーサポートに依頼したことはありません。今まで文書作成ソフトで管理していた規程が簡単にKiteRaで使えるのは大変ありがたく、違和感なく移行することができました。

また、規程内の文章の校正機能も役に立っております。作成した規程の中で「及び」「および」などの表記揺れ、「てにをは」などの助詞の修正など、基本的な修正ですが、規程自体のクオリティに直結する部分なので、この機能は顧客との信頼関係構築に役に立っていると感じます。

KiteRaを導入していただくにあたって懸念点はありましたか

松本先生新しいクラウドサービスを使用するので、使い方がすぐ理解できるかということは導入の懸念点ではございました。ただ使い方については無料トライアルで試した時に簡単に規程業務が行えることが分かっておりましたし、不安な要素はほとんどありませんでした。導入させていただいた際にも、導入の際の操作説明が丁寧なことや、カスタマーサポートの方から「不明点があったらご連絡ください」と連絡があったり、サポート体制が充実していることから安心して導入に踏み切ることができました。

就業規則から日本の労働問題を解決する

顧問先はKiteRa導入について、満足されておりますか？

松本先生顧問先には歓迎していただいております。就業規則を新たに改定しても、古い就業規則は保管しておくため、就業規則の版管理が煩雑であるという問題がありましたが、KiteRa導入により、クラウドで管理することで解決することができました。

さらに作成した規程の共有機能など顧問先にとっても非常にメリットがあるのですんなり受け入れていただけました。今は時代の流れもあり、クラウド化についてもみなさん理解がございますので、便利になるクラウドサービスはKiteRaのみに関わらず、積極的に取り入れていく姿勢が顧問先の企業の方にもあるように感じます。

今後社労士業界のDX化はさらに進んでいくお考えでしょうか

松本先生必ず進んでいくものだと感じております。特に就業規則のクラウド化は労働問題の予防や解決の助けになると思います。労働問題の予防や解決のためには、会社に適正な就業規則が作成され、作成後も適切な内容に随時、変更していくことが大切ですが、就業規則の作成や変更に手間がかかると、会社に作成・変更へのモチベーションが起きづらく、不適切な就業規則のまま据え置かれる可能性があります。

労働問題の予防や解決のためには、質の高い規程を効率的に作成し、社員の周知も簡単に行うことができるクラウド化が有効であると思います。KiteRaによって就業規則の作成の手間が削減され、就業規則の中身に時間を割くことができるようになり質の高い就業規則を作成することで、社労士として労働問題の予防や解決を担うことができると思います。

就業規則作成はクリエイティブな業務として進化する

現在KiteRaを検討している社労士の先生方にメッセージがあればお聞かせください

松本先生使いやすそうなので、是非使ってみたいという先生方が多くいらっしゃると思います。私も実際にKiteRaを導入し、使い始めましたが顧問先との共有機能や、規程の改訂作業など規程作成業務にかかる時間が劇的に削減されただけでなく、今まで私しかできなかった就業規則の作成、改訂などの業務を所内のスタッフに担当させることもできるようになったことでスタッフのスキルアップに繋がっております。

また、今まで規程の作成の中で非効率で時間のかかっていた校正作業や、最新版の規程の管理などが解消され、就業規則の中身について検討する時間が増えました。顧問先オリジナルの規程の作成など、規程業務がどんどんクリエイティブに進化していることを感じますし、今後はこのような顧問先のオリジナリティを反映させた就業規則が一般化していくのだと思います。

今導入を検討されている先生方は是非無料トライアルを行っていただき、効果を体感していただきたいと思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします