物質・材料研究で世界を変える国立研究開発法人物質・材料研究機構（NIMS）、社内規程DXサービス「KiteRa Biz」を導入～規程運用・管理の業務効率化によって、職員が働きやすい環境づくりを推進～

社内規程DXサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」と、社労士向けサービス「KiteRa Pro（キテラプロ）」を展開する株式会社KiteRa（代表取締役社長CEO：植松隆史、本社：東京都港区、読み：キテラ、以下「当社」）は、国立研究開発法人物質・材料研究機構（理事長：宝野和博、本部：茨城県つくば市、 以下「NIMS」 ）に「KiteRa Biz」を導入したことをお知らせします。

導入の背景

NIMS（ニムス）は、国内で唯一、物質・材料科学の研究に特化した国立研究開発法人です。

所属する研究者のうち約30%が外国籍であり、世界中から集まる優れた研究者たちが新しいアイデアを出し合い最先端の研究に取り組める環境を提供しています。また、職員が働きやすい環境づくりを目指す上で、働き方のルールや方針を明確にし、安心して働けるように規程の運用・管理に重きを置いています。

NIMSでは現在、規程関連で管理する文書として、「規程」「規則」「細則」「達」など約260規程ほどあり、この多くの文書を各所管部署や作成者で作成するにあたって、規程文書の体裁統一や管理方法などに課題がありました。

また、改正作業においては、規程本文と新旧対照表をそれぞれ別々にWordで作成する業務負担があり課題を抱えていました。

このような課題をDXで解消することを目的に、クラウド上で規程の運用・管理ができる規程DXサービス「KiteRa Biz」の導入に至りました。

「KiteRa Biz」を活用した施策

NIMSは、規程DXサービス「KiteRa Biz」の導入によって、下記のような規程管理の効率化を目指しています。

1. 規程編集に特化したエディタを活用して、規程の制定、改正、廃止を一元管理することで、文書の体裁統一や管理体制を構築し、規程作成・管理業務を効率化

2. 「版確定承認フロー機能」によって、各規程の所管部署からの“規程の改正や廃止時の起案”をクラウド上で管理できることで、取り纏め管理する業務負担を軽減

3. ワンクリックで自動生成できる「新旧対照表の出力機能」を活用し、作業者、確認者ともに業務工数を削減。所管部署や作成者によって異なる体裁の違いも解消

NIMS　ご担当者のコメント

NIMSでは、最近まで規程の改正作業において規程本文と新旧対照表を別々に作成している状況であったため多くの作業時間を割いておりました。この点について何とか効率化を図りたいと思い、複数社の規程管理ツールを比較検討いたしました。

その中で「KiteRa Biz」はユーザーインターフェースが分かりやすく、マニュアルを確認しなくても直感的に操作できるところに魅力を感じました。実際に規程管理ツールを操作するのは私だけでなく、規程の所管部署においても操作してもらうことになるため、直感的に操作できるという点は導入を検討する中で非常に重要なポイントとして捉えました。

実際に導入したところ、「KiteRa Biz」には新旧対照表の自動生成、規程文書の体裁の統一化、条番号の自動修正、届出の電子申請などの機能が実装されているため、従来に比べ作業時間が大幅に削減されていることを実感できております。

なお、現時点では、表中の改正点が新旧対照表としてダウンロードした際に赤字下線で明記されない、参照番号リンクの挿入を設定する箇所の表記を任意に変更できないなどもございますので、これらの点が改善されれば、より使いやすいツールになると感じております。

国立研究開発法人物質・材料研究機構（NIMS）について

名称：国立研究開発法人物質・材料研究機構　※略称：NIMS（ニムス）
所在地：茨城県つくば市千現1-2-1
代表者：理事長　宝野和博
設立：2001年4月（2015年4月に国立研究開発法人に移行）
事業内容：物質・材料科学技術に関する基礎研究および基盤的研究開発
URL：https://www.nims.go.jp/index.html