株式会社オノフ

2019/12/24

SaaSを組み合わせてバックオフィス業務の効率化を図る

事業内容:デジタルマーケティング/戦略コンサルティング
従業員数:73名(2019年11月現在)
URL:https://www.onoff.ne.jp
 

市場データや消費者動向、WEB上の行動履歴、購買情報、生体データ、位置情報など、多種多様なデータを目的に合わせて収集・解析し、マーケティング戦略やプロモーション施策の実現に活かすマーケティング手法は「データドリブンマーケティング」と呼ばれています。

この「データドリブンマーケティング」を活用し、あらゆるデータから一人ひとりの志向や行動原理を推察し再現性のある施策にまで昇華させた、Webプロモーション戦略の立案、システム開発、マーケティングなど幅広く手掛けている株式会社オノフ様。

今回は、株式会社オノフ取締役CFOの松久申治様、担当の岩間成海様に、KiteRaをご導入いただいた背景や実際の使用感についてお話を伺いました。

■これまでの規程の整備状況

――これまでの社内規程の整備状況について教えていただけますでしょうか?

松久様:

はい、創業時に作成された規程を修正しながら足りない規程は随時追加しています。Wordで作成し、PDF化してサイボウズkintoneに載せてあり、従業員が閲覧可能な状態にはしております。

■規程の整備に関する課題感

――その様な運用の中で何か課題感をお持ちだったのでしょうか?

松久様:

はい、将来的な企業成長に向けて社内規程を整備する必要があったのと、社内規程の管理を効率化したいという課題感がありました。

私は以前、規程を管理する部署を管轄していたことがあったのですが、社内規程に何らかの変更が入る場合、該当する条文の内容を修正し、他の規程との整合性を合わせ、変更履歴を管理し、従業員に公開するという一連の作業がとても非効率的だと感じていました。

office365やGsuiteなどのオフィス業務クラウド、freeeやマネーフォワードなどの会計クラウド、サイボウズkintoneなどの業務アプリ構築プラットフォームや、クラウドサインなどの電子契約クラウド、など、バックオフィス業務を効率化するSaaSは数多く存在し、弊社もこれらのSaaSを組み合わせてバックオフィス業務の効率化を図っております。現状、履歴が自動的に管理されるなどは当たり前になっています。

しかしながら、社内規程を効率化するソリューションはこれまで世の中になく、多くの企業が未だにローカル環境のWordで編集して、手作業でファイルの版数管理をしているなど、非効率なままとなっています。

社内規程は会計処理や請求書のように毎日使われるものではないこともあり、これまで効率化されて来なかったのかもしれませんが、今回、弊社において社内規程を整備していくにあたり、非効率な思いは避けたい、と思っていました。

そんな中、少し前に社内規程を効率化するSaaSがあるという話を聞いたことがあったので、改めて検索したところKiteRaを見つけました。

■KiteRaを導入しようと思った理由

――今回KiteRaを導入しようと思った理由を教えていただけますでしょうか?

松久様:

はい、将来的な企業成長と規程管理の効率化に課題を持っていて、手作業で規程の作成や管理をしていくコストを考えた場合に、KiteRaを導入した方がコストメリットが高いと考えたからです。

とくに、見えづらい一番大きなコストとして「引き継ぎコスト」があります。KiteRaを活用することによって、この「引き継ぎコスト」を大幅に減らせると考えています。

■KiteRaを使ってみての感想

――実際にKiteRaを使ってみてどうでしたか?

岩間様:

はい、質問に答えるだけで統一された書式の規程が素早く作成できるのと、作成した規程がクラウド上で管理され、変更履歴も自動的に記録されるところがとても良いと感じました。

また、顧問の社労士や弁護士からある程度の情報がまとまった段階で法改正対応の連絡をいただくことはあるものの、本当にリアルタイムなタイミングで情報を提供していただくことはあまりありません。その点、KiteRaの法改正通知の配信によって、担当者がすぐにアクションを起こすことができることの価値は高いと考えています。

松久様:

バージョンUPの頻度が高いのも評価できるポイントです。システム自体のUpdate以外にも、法改正情報の配信も含めてUpdateだと思っています。それらの配信がコミュニケーションになり得ると考えており、例えば、法改正により他社で発生した問題などが配信されれば、自社の規程を見に行くきっかけとなります。チャット機能に組み込まれると素晴らしいツールになると思います。

■今後について

――ありがとうございます。それでは最後に、今後のKiteRaに求めることや、今後の御社の規程管理の取り組みなど教えていただけますか?

岩間様:

編集エディタのコメントが文字単位にできるともっといいなと思いました。それから、表(Table)の操作性がもっと良くなるといいなと思います。

――貴重なご意見ありがとうございます。改善させていただきます。

松久様:

規程が増えて運用期間が長くなっていくと、規程間の整合性を取るのが難しくなっていきます。その時に、規程同士がマッピングされていて、1つの規程を変更した場合に関連する見直すべき規程が分かる機能などがあるとよいと思います。

――ありがとうございます。前向きに検討させていただきます。

弊社の取り組みとしては、まずは将来的な企業成長に向けて規程を整備していき、その後、管理運用面も効率化させていきたいと考えています。

――KiteRaも全力でサポートさせていただきます。

 

――それでは本日はありがとうございました。今後ともKiteRaをよろしくお願いいたします。

(左:担当 岩間成海様、右:取締役CFO 松久申治様)

 

その他の導入事例