株式会社カタリナ

2019/11/28

将来的なIPO準備に向けて自分たちの手で社内規程の整備を開始。

事業内容:AIプロダクト開発事業
従業員数:20人(業務委託等含む)
URL:       https://www.catalyna.jp/

「すべての人々に愛(AI)を。」をミッションとして、少子高齢化や労働人口の減少などにより日本が抱える社会的課題を解決する様々なAIプロダクトを開発している株式会社カタリナ様。その技術力は、通信事業者、建設、医療、エンタメ、セキュリティなど各業界から高く評価されており、大手企業様からの相談も急増しています。

今回は、そんな事業急拡大中のカタリナ社のマネージャー畑龍之介様と管理部リーダー和田浩平様に、KiteRaをご導入いただいた背景や実際の使用感についてお話を伺いました。

これまでの社内規程の運用状況

―最初にこれまでの社内規程の運用状況などを教えていただけますでしょうか?

畑様:

はい、弊社には現在21種類の規程があります。Wordで作成したものをPDF化し、Goolgeドライブに格納しています。社員はGoogleドライブにアクセスすればいつでも規程を見ることができます。

改訂は定期的ではなく、法改正や会社の状況に応じて随時対応しています。また、改訂した場合には全社員にメールで通知しています。

IPO準備のために規程の整備を開始

―きちんと運用されていますね。素晴らしいです。

和田様:

はい、これまでの運用に大きな課題はありませんでした。しかし、会社として数年後のIPOを目指して準備を始めることが決まりまして、その一環で社内規程の整備も進めることになりました。規程の整備はIPO準備の中でも外的要因なく今すぐ着手できる作業なので、できるだけ自分たちで対応しておきたいと考えています。

作業としては2つありまして、1つ目は足りない規程を新規で作成していく作業、2つ目は既存の規程を改訂していく作業です。既存の規程に関しては、創業メンバーが前職の規程を参考にしながら作っていたため、ベンチャー企業に相応しくない点も多々あり、もっと自社に合ったものに改善していく必要があると思っています。

規程の整備における課題感

―規程を整備していく中で感じられた課題感などあれば教えていただけますか?

畑様:

はい、規程の整備は想定していた以上に広範囲な専門知識が必要で、弊社の中に社内規程に関する専門性を持ったメンバーがいなかったため、どうしても日々の業務が優先されて作業が後回しになり、結果的にほとんど手を付けられていない状態になっていました。

例えば、Web上のいくつかのサイトから雛形をダウンロードして編集するにしても、どこをどう変更すべきか、編集した結果が正しいのかどうか、法律に適しているのかどうかが自分たちでは判断がつきません。

社会保険労務士に相談するとそれなりにコストが掛かりますし、社会保険労務士の範囲外の規程も多くあります。IPOコンサルに規程の整備を依頼するとさらに数百万円単位の高額な費用が掛かるため、どうしたものかと考えていました。

KiteRaを導入しようと思った理由

―そんな課題感をお持ちの中で今回KiteRaを導入しようと思った理由を教えていただけますか?

畑様:

規程を自分たちで整備するには多大な労力が掛かります。作業自体にも多くの時間が掛かりますが、広範囲な専門知識の習得にもリソースを割かなければなりません。一方、外部の社会保険労務士やIPOコンサルに委託するとさらに多大なコストが掛かります。

KiteRaは、規程を自分たちで安価に簡単に整備できるサービスであり、今の自分たちの状況にはぴったりだと考えて、今回導入を決めました。

KiteRaを使ってみての感想

―実際にKiteRaを使ってみてどうでしたか?

和田様:

はい、最初に価値を感じたのは「診断機能」です。規程の整備を始めて最初に躓くのは自社に必要な規程が何なのか分からないというところです。KiteRaはいくつかの質問に回答すると自社に必要な規程の種類がすぐに一覧形式で分かるのですごく助かりました。

次に価値を感じたのは「新規作成機能」です。KiteRaの画面上でいくつかの質問に答えるだけで自社にカスタマイズされた規程ができあがるのには驚きました。

また、Webから探してきた雛形や外部に依頼したものだと例えば「当社/会社」「及び/および」のような単語を1つずつ確認して他の規程との整合性を確認しなければならず、そういった手間が省ける点でもとても素晴らしいと感じました。

今後について

ーそれでは最後に、今後のカタリナ様の規程管理の取り組みや、KiteRaに求めることなどあれば教えてください。

畑様:

まずは、この調子で規程をきちんと整備していきたいと思っています。

また、規程は従業員の目線では気になるものであるにもかかわらず、管理側からすると他の業務と比べてどうしても優先順位が落ちてしまいがちなことは、大きな課題だと感じています。

この課題に対して、規程管理の負荷を軽減し、簡単に運用ができることの意味は大きいと思っています。今後もkiteRaを活用してより良い社内規程を作っていきたいと思っています。

KiteRaに求めることは、今も新規作成の設問画面に専門用語の解説がありますが、さらに解説を充実していっていただけるといいなと思います。

(左:マネージャー 畑龍之介様、右:管理部リーダー 和田浩平様)

ーご意見ありがとうございます。専門用語の解説は少しずつ追加していっております。それでは、本日はありがとうございました。引き続きよろしくお願いします。

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