グループ全体での規程管理、「一体感」の意識づけに

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規程からグループの一体感を体現したい

●KiteRa Bizを導入検討した経緯をお聞かせください

春貴様:当社はグループ会社が10社ほどあり、各社が100程度の規程を制定し、親会社である当社が管理を総括しています。子会社含めた規程を一元的に、効率的に管理したいと感じたためシステムの導入を検討しました。
グループで一斉に規程改定を行う際に、改定手続きが遅れてしまったり、子会社側で最新の規程を誰が管理しているかがわからなくなったりということが結構ありました。

三國様:当社のグループ会社は、大半がM&Aにより子会社となっております。各社それぞれ自社で運用してきた規程がありますが、前田工繊グループに入ってもらうにあたり、ある程度規程の様式・内容等を揃えています。
他のグループ経営をされている多くの企業は、それぞれ子会社で規程を作ってもらうようなケースが多いと思いますが、当社は規程の面でもグループとしての一体感、統一感を高めていきたいという意図があるためです。

●グループガバナンスへの意識、非常に勉強になります!KiteRa Biz導入前の管理方法や課題を教えてください

春貴様:規程の編集は、文書作成ツールを用いて行っていました。変更点を子会社にも展開し修正を依頼する際は、赤字で変更点がわかりやすいように記載し、同じように修正してくださいと連絡していました。
ただ、基本的には、閲覧用のデータベースから最新規程をダウンロードして、改定内容を上書き保存していく作業なのですが、手元にある古いデータを編集してしまい、直前に改定したものが反映されてなかったり、変更依頼を受けた子会社で規程の担当者が変わっていて、誰が最新版を持っているかわからなかったりと版管理に関する課題がありました。
また、規程の体裁についても課題がありました。文書作成ツールでの編集は、担当者によっては、条番号などのインデントの揃え方がわからず、改行なども自由に行っていました。グループで統一感を持たせたいこともあり、体裁が自由な規程は企業としてどうかと思うこともあり、掲載する前に当社で作業してから掲載していたため作業的な負担もありました。

グループ間の整合性を取りやすそうなエディター、シンプルな料金体系で決定

●システム導入にあたって検討された規程管理の理想像や、KiteRa Bizに決めた理由を教えてください

春貴様:一番やりたかったこととしては、グループ全体での規程管理を効率的に行いたかったことです。システムを導入し、作業面や管理面で3つ整えられればいいなと思っていました。
1つ目が、子会社での規程編集作業があった際に、規程体裁を当社で修正しなくても統一感をもった状態で出来上がることです。
2つ目が、先ほどもお話しましたが最新版の管理です。KiteRa Bizのクラウド上の規程が最新版だとルールづけることで、古い規程に上書きをしてしまわないようにすることです。
3つ目が、当社で基本の規程のテンプレートをKiteRa Bizで作っておくことで、グループ会社間での規程の横展開が簡単にできればいいなと思ってました。

三國様:規程文章の中には様々な基準が表記されていることもあり、それらを会社間で比較しながら改定作業をすることが多いため視覚的に比較しやすいシステムであればいいとも思ってました。

春貴様:システムはネット検索で探しました。正直、規程管理のシステムは世の中にあまり多くなく、見つけられた2社と比較の上でKiteRa Bizへ決定しました。決定した理由としては、機能面・価格面ともに比較した企業より優位があったと感じたことです。
子会社の規程含めて管理をやりたいと考えたときに、条文検索機能を用いて「親」・「子」の規程を横並びで確認しながら編集作業ができるため横展開しやすいエディターだと感じたこと。規程ごとの整合性の確認も、参照番号リンクを活用することで、改定時の関連規程の確認にかかる作業時間が減ると想像できたこと。価格についても、比較した際にメリットを感じました。

三國様:価格はそうですね。他のシステムだと、保管できる規程数の料金従量制であったりして、当社の場合、グループ全体で10社×100規程と規程数も相当数あるので、KiteRa Bizのほうが圧倒的に安く利用できるなと思いました。

春貴様:機能面の要望含めての話になるんですが、改定アナウンスを他の企業へ通知できる機能とか、「親」「子」の規程の比較ももっとこうだったらいいのにと思うこともありましたが、今後機能開発されどんどん増えていくとお聞きしたことも決定理由にはなりました。

規程に対する意識向上!管理業務の3分の1削減にもつながる!

●KiteRa Bizを導入されて実際の使用感や効果があったことを教えてください

春貴様:もともと課題としていた、子会社が編集した規程体裁を当社で修正することは減りました。新しくシステムを導入するということで、うまく利用できない方もでてくるかなと思ってたんですけど、直観的に操作ができるためかあまり使いづらいという声はなくて良かったです。
定常的に利用するシステムではないため、作業面での効果はこれから浸透していくとより実感できると思います。新しいシステムを導入する上での必要な対応が増えたことを加味しても、工数という点では3分の1くらい削減ができたイメージです。
あと、機能で新旧対照表と参照番号リンクはすごく便利で利用者から好評です。

三國様:新旧対照表は特に評判いいですね。導入前にも、規程改定の通達の際に、「変更前」「変更後」とどこが変わったのか読み手が分かりづらかったことが実際にありました。その時は変更箇所に赤字でハイライト表記をしていたんですけど、その作業が発生することに加え、最新規程の原本としては赤字のままだと見た目もよくないですよね。
また、作業的なことだけではなく、システムを導入することで、規程というのが会社の中でも重要なものだと意識づけさせる意味でも役立っていると思います。会社の規程に対する取り組みが一歩先に進んだな、というような感覚があります。

●実際の規程管理の運用でKiteRa Bizをどのように活用されているか、また今後より活用していきたいことを教えてください

春貴様:規程編集エディターとして活用しています。規程編集する際は、必ず全部KiteRa Bizで行うとルール化しています。それぞれの担当者が他の文書作成ツールで作業をしてしまうと、最新版がどれかわからなくなってしまったり、規程体裁の見直しをかける必要がでてきてしまったりするのでKiteRa Bizでしか編集しないとしてます。そのため、エディターとしての活用は100%できています。
今後は、改定の際に参考にできるテンプレートの準備をより進めていきたいなと思っています。テンプレートを作成しておき、条文検索で規程を横並びで確認しながら、簡単にコピーしたり編集したりして、改定が必要な箇所だけすぐ修正できるようにしていきたいです。

●KiteRa Bizはどのような企業におすすめでしょうか?

三國様:グループ経営をしてる企業。ある程度規模感も大きくなってくると管理しなければいけないことも増えてくるため、そういった企業にはおすすめです。
また、IPOを見据えている企業は導入した方がいいと思います。やっぱり規程整備の重要性が高いと思いますので。
当社では、グループ会社含め規程編集がしやすくなったということだけでもメリットがありますし、法改正に関する情報も人事・労務関連が豊富にあるため役立ってます。その他分野の法改正などの情報も多くご準備されると思いますので、そうした場合どの企業にもおすすめできると思います。

●貴重なお話をありがとうございました!是非これからもよろしくお願いいたします。