規程業務の属人化と工数が課題、DXで業務効率化へ

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規程管理業務の規程変更作業の工数と属人化が課題

●KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

今まで規程管理業務を対応していた担当者が産休に入り、さほど変更もないだろうと簡単な気持ちで業務を引き継ぎました。その後部署名変更に伴い、同時に多くの規程変更の必要性が発生したときに、部署名の変更程度でもやたらと工数を取られることや、規程を管理しているフォルダ内に初稿、修正途中、決定稿と複数のデータが存在し、現行の規程がどれなのかがわかりづらいと感じました。

規程の内容に関する部分ではなく、単純作業に時間がかかっており、それを解決するシステムがあるのではないかと思ったのがきっかけです。

直感的に操作できるシンプルさと履歴管理が導入の決め手

●なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

検討期間は約一ヶ月で、問い合わせしてから導入決定まではかなり早かったです。まずインターネットでシステムを調べて7社へ問い合わせをしました。機能比較表を作成して比較検討しました。規程管理だけを行いたかったので、不要な機能がついていないシステムを探したところ、実現できるのがKiteRaともう一社だけだったので、KiteRa BizのFreeプランを試してみました。直感的に操作できる使いやすさが導入の決め手となりました。

社内稟議を上げるにあたっては、どれくらいの工数削減効果があるかという根拠と、導入メリットを挙げて社内承認を得ました。社内稟議にあたり、KiteRa Bizのご担当者様に資料提供のご協力をいただきました。

具体的な機能で言うと、私が気に入ったのは履歴機能です。誰がどう変更したかを残せることで属人化を防ぐことができますね。また電子申請が楽にできるところや、新旧対照表がワンクリックで作成される機能も良いなと思いました。新旧対照表作成は他社システムでも機能が備わっているのが当たり前になってきていますが、KiteRa Bizの使いやすさや見やすさには驚きました。

●KiteRa Bizをどのように活用していきたいかを教えてください。

今ある規程を全部取り込んで、改定作業と版確定を進めていきたいです。またKiteRa Bizであれば規程を初めて変更する人でも簡単に対応できると感じたので、 複数人で対応できるようにしていきたいと思っています。規程管理業務に初めて携わる人でも、抵抗なく関わることができ、規程管理に関するスキルも自然と身に着けられると感じています。

●会社として「規程」の浸透度と、従業員の方から規程に対してのご意見などありますか。

法律事務所という特性上、従業員は皆しっかり規程を読み込んでおり、問い合わせをしてくる時には規程を確認した上で、「あの規程にこう書いてありますが、こういう解釈でいいですか?」と確認してきます。他の会社よりも規程を身近に感じており、浸透しているかなと感じています。規程を変更する時には、労働者代表から全従業員に意見聴取を行いますが、多くの意見が集まるので、皆規程に対してすごく興味を持っていてくれていることが伝わってきますね。

規程管理に集中したい方にオススメ

KiteRa Bizは、シンプルな機能で直感的に操作できるので、規程の管理に集中したい方にお勧めです。文字揺れや新旧対照表の記載など、規程の内容以外の部分で悩みながら作業すると時間がかかりますが、KiteRa Bizは、作業中に手が止まったり悩んだりすることを減らせます。