文書作成ソフトの壁を突破し、作業時間を半減

IPOを見据えるからこそ払拭したかった規程管理業務の非効率さ

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や規程管理方法をお聞かせください。

岡林様そもそも規程管理業務自体、非効率性が高く、担当者の工数が非常にかかる業務ですが、当社はその中で2点課題を感じていました。

1つめは「非効率的な業務に時間が取られていた」点です。

文書作成ソフトでも規程管理業務はできますが、操作が分かりづらい部分もあり対応者によって規程の体裁が異なってしまうため、一律に操業する際には物足りなさを感じていました。例えば、新旧対照表の作成、表記ゆれやレイアウトずれ、法改正による全体修正などですね。

これらの付加価値の低い業務の割合をなるべく下げて、規程に関する本質的な業務にもっと時間を割きたいという課題意識を持っていました。

2つめは「IPO準備における業務負荷の高まり」です。今後のIPO準備本格化を見据えた際、扱う規程が増えるだけではなく、規程の管理や周知などの業務も本格化してきます。

その中で具体的には、「規程拡充に伴う既存規程の修正」、「属人的された各規程のバージョン管理や周知時のオペレーション」、「公開用 / 編集用 / 社会保険労務士提供用と環境を分ける際のアクセス管理」の3点に大きな負担を感じていました。

ともかく業務効率化と非属人化を求めていた

KiteRa Bizを知っていただいたきっかけをお伺いできますか？

岡林様私は社会保険労務士事務所の勤務経験もあり、社会保険労務士向けのKiteRa Proの存在は認知していました。当社のコーポレートは少数精鋭の組織のため、とにかく業務効率化を求めつつ、規程管理業務のオペレーションをいかに属人化させずに回せるかを考えています。

前述のような課題と向き合いながらも「事業会社向けにも同様のサービスがあれば良いな」と思っていたところ、渡りに船といった具合に、KiteRaさんからご提案いただけました。

事業会社向けサービスであるKiteRa Bizのご提案を聞きましたが、事業会社ならではの機能も強化されていたので、業務効率化に繋がることが確信できました。また、ガバナンス強化という観点からも、労務関係者以外も諸手を挙げて賛成してくれた背景があり、導入いたしました。

文書作成ソフトでの物足りなさが埋まり、本質的な業務に注力できるように

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

岡林様やはり規程管理業務に割く工数や時間の短縮に一番のメリットを感じています。

具体的には、編集において直感的に操作ができるUI/UXの素晴らしさを体感しております。改訂履歴も分かりやすく確認できるので、自分がどこまで作業を進めたかを一発で可視化できる点は大変ありがたかったです。

規程管理の仕事は、改訂した履歴をPDFにして社員に周知する作業までと認識していますが、全員が均一に改訂業務ができ、同一のアウトプットができているのが魅力です。また、文書作成ソフトで意識していたフォントやレイアウト等を気にせずとも、作成された“美しい規程”が並んでおり、業務効率化できた上に、視認性も高いと感じています。

実は先日、規程の一斉見直しを3名で1か月で行ってみたのですが、KiteRa Bizがなかったら2か月以上はかかっていたと思います。その作業の中でも、利用した全員がKiteRa Bizの使いやすさに感動しておりました。

また、顧問の社会保険労務士をKiteRa Bizの環境へ招待することで、就業規則の電子申請もスムーズに行えました。以前郵送で対応していた際は返送用封筒を同封したりと、申請に伴う作業を当社で行っていたものが、「この規程の〇版を改訂したので届出お願いします」「分かりました」で完結します。

当社の先生がKiteRa Proを利用しているという背景もありますが、同じKiteRaというシステムを利用することでお互いの業務効率化に繋がっているなと感じております。

問い合わせがなくなり不要なコミュケーションコスト削減

効率化のお手伝いができているようで我々も嬉しいです！実際によく活用いただいている機能などはございますか？

岡林様私が最も感動した機能は、新旧対照表の自動出力機能です。

作成が面倒な文書の1つですが、一発で分かりやすいように可視化された状態で出力されるため、周知が非常にしやすくなりました。

特に以前は、労働基準監督署へ届ける際、毎度変更箇所へ説明付け等を行っていたものの問い合わせが返ってくる事が頻発していました。しかし今回からKiteRa Bizを利用したことで、労働基準監督署も理解いただける体裁で提出ができたので、問い合わせがなくなり、不要なコミュニケーションコスト削減も効果として感じています。

また、KiteRa標準ひな形など、提供いただくひな形も大変有難いと感じています。

法改正時には厚生労働省からモデル規則の公開はあるものの分かりづらく、社会保険労務士へ全てのレビュー依頼をすると費用も嵩んでしまいます。KiteRa Bizで提供されるひな形は最新の法改正にも対応していますし、沢山の種類が提供されているので、そこから規程作成や編集がスムーズにできる点は大変助かりました。

労務領域は毎年法改正やアップデートがされますが、会社として正しいタイミングで適切な規程管理をすることができ、本質的な業務に集中できるようになったと感じています。

昔ながらのやり方を踏襲する企業にこそ、この感動を

ご評価いただきありがとうございます。実際にご活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

岡林様クラウドサービスを積極的に取り入れている企業様はもちろんですが、ペーパー文化が色濃く残っている企業様にこそおすすめしたいです。直近の36協定届の押印廃止などにより多少改善はされているかもしれませんが、昔ながらのやり方を踏襲している企業様にこそ、KiteRa Bizの操作性や本質的な業務に集中できる点を是非体感して感動を味わってもらいたいと思います。

今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？

岡林様当社は変化の早いスタートアップ企業のため、社内ルールや規則の変更が頻発いたします。それに伴う手続きに追われることなくKiteRa Bizを用いて迅速に対応をしていきつつ、IPO準備へ向けて規程の拡充とブラッシュアップを継続していく予定です。

また当社の場合、労使協定の申請タイミングが導入前でしたので、次回は電子申請機能を利用して申請したいと考えてます。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします