かゆい所に手が届く機能で、規程に関する業務の生産性アップ

限られたリソースでIPOを目指す前に生じていた2つの課題

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください

山下様弊社の中期的なマイルストーンとしてIPOを設定しており、その中で社内規程の作成に課題を感じていました。

IPOに向けて規程を用意して整える必要がありますが、短期間で作成する必要があり、かつ私1人で行わなくてはならない、という状況です。また規程の管理状況に関しても、適切にバージョン管理はできておらず、履歴が追えない状態かつ社員への周知徹底がしきれていない状態でした。

私は入社して現在約半年なのですが、実はこのような状況については入社前から把握していたため、入社前よりツールのリサーチはしていたのです。

「限られた時間で40本弱の規程作成」「適切な規程管理」の2点を満たすツールを探していたのですが、なかなか良いものを見つけられず文書作成ソフトの利用も検討していたところ、ふとKiteRaさんからご案内が来て、一度話を聞いてみようと考えたのがきっかけです。お話を聞いてみて「まさに当社にとって最適なサービス」と感じたことは今でも覚えています。

そこで当社へ入社後、IPOを見据えた規程の策定や作成スケジュール等と合わせて役員へプレゼンし、KiteRaの導入が決まりました。

痒い所に手が届く、経験に基づき作られた機能でIPO準備がスムーズに

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください

山下様導入決定の理由でもありましたが、やはり「規程作成のスピード感の向上」と「適切な規程管理の実現」という点です。

KiteRa Bizでは設問に答えていくだけで自社の業務に適した規程作成ができるため、当社で規程を作成後、外部の社会保険労務士やIPOコンサルタントにダブルチェックを掛けてもらう、という運用が実現できています。

ダブルチェック後の修正に関しても、インデントの補正機能、自動採番機能、表記ゆれのアラート機能や一発置換機能があるので、文書作成ソフトでは面倒で負担だった作業も気にせず行えています。そのため、これまでよりもスピード感を持って規程作成ができている印象です。

KiteRaさんは代表の植松さんがIPO準備のため規程に関する業務をされていた経験に基づいて作られたサービスと聞いています。そのため、規程に関する業務にまつわる非常に細かい作業を効率化できる機能が搭載されており、私たち規程担当者にとってまさに“かゆい所に手が届く”サービスだなと感じています。

元々アナログで対応していたため、他の社員も触れていく中で「こういったやり方があるのか」とわくわく感に近い反応もあります。

2つめの規程管理においても、最新バージョンが一目瞭然で変更履歴を負担なく追えるという点が有難いです。

前職ではオンラインストレージサービスで管理していたので、バージョン管理や規程の穴抜け、先祖帰りなどの経験がありましたし、社員が規程を探せないなどの問題が浮上することも想定できていました。

KiteRa Bizは規程の作成編集・管理・社員の閲覧まで行えるので、そういったリスクを抑えられます。現在、当社では社員が閲覧できる設定はまだ行っていませんが、今後徐々に進めていこうと考えています。

業務負荷は半分程度になっている感覚

山下様また、管理者としても「1つの場所で管理できる」という点は重要です。今後規程業務を引き継ぐフェーズまで想定した際も、担当者を立てた上で権限設定を行うことで、適切な規程管理を続けられる仕様であるため、非常に便利だと感じています。

前職でも1人で規程に関する業務を行っていたと仮定すると、KiteRa Bizを導入した結果、規程に関する業務負荷は半分程度になっているのではないか、という感覚ですね。

規程に関する業務の生産性がアップした分を、IPO準備に必要な他の業務に注力できており、効率的にIPO準備を進められると感じています。

効率化やIPOへ向けてのお手伝いができているようで我々も嬉しいです！その他よく利用いただいている機能などはございますか？

山下様KiteRa Biz内で確認できる、法改正情報の配信が重宝しています。

ただでさえ人数の少ない中で業務を回している為、私1人で法改正の情報をキャッチアップし、改訂しないといけない状況です。最悪な場合には、法令違反など取り返しがつかない状況になりかねないですが、法改正情報の確認ができる機能がKiteRa Bizには搭載されています。それを元に全社へ法改正のアナウンスや規程改訂ができるので、非常に魅力的だなと感じています。

また、機能を別にした部分での魅力としたら、手厚いサポートですね。私の感覚で言えば、美味しい飲食店へいっても接客が全然駄目だと行かなくなってしまいますので、良い商品と良いサポートどちらも揃っていることが重要だと考えています。

KiteRaさんとは、当社の行いたいことに対してどれ程対応できているかのフォローアップのやり取りをしています。先日、労使協定の電子申請機能に関して、総務労務部の担当者から要望を上げさせていただきましたが、それに対しても現時点では対応できない事は明確にお答えいただきつつ、改修へ向けて前向きに耳を傾けてくださるなどの対応をしていただけるので、満足しています。

KiteRaで一連の業務が行えるからこそ、規程業務に課題を抱えている幅広い企業におすすめ

ご評価いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

山下様当社と同じフェーズのIPO準備中で、規程数が少なくこれから数多くの規程を作成し、整えていこうとしている企業には最適ではないでしょうか。

前述の通り、規程に関する業務の効率性がアップした分を、他のIPO準備に必要な業務へ注力できる点は、実際に利用している側の観点から実感しています。

時間や資本が限られている中、人を雇うというより、KiteRa Bizの機能を利用して誰か1人がしっかり管理できれば、そちらの方が総合的に費用対効果は高いと思います。

加えて、規程数が増えて管理が煩雑になっている企業にもおすすめです。上場後においては、規程の作成というよりも法改正に対応したスピーディーな改訂・管理・全社員に対しての周知に主な課題が生じるはずです。

KiteRa Bizを使えば法改正においても、担当者がキャッチアップして全社へアナウンスし、規程の改訂などを行うことができるので、上場企業にとってもKiteRa Bizは便利なサービスとしてお勧めできると思っています。

今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？

山下様当社としては、まずはIPOに向けて活用範囲を広げていきたいと考えています。

具体的には、全ての規程を社員へ周知していく必要がありますので、社員もKiteRa Bizに慣れていけるよう、徐々にKiteRa Bizの周知機能を活用していきたいです。次のフェーズでは法改正情報を含めて、規程をしっかり改訂し、滞りなく運用をしていくというのが大きな目標です。

その中で、KiteRaさんへ期待する部分もあります。規程に関連する文書の作成・管理機能やKiteRa内でのフロー構築機能などの追加。また、私以外の社員も含めて運用を回していくことで出てくる不都合性や、追加していただきたい機能・仕様等への対応です。

全ての要望が通るわけではありませんが、KiteRaさんで検討している改修内容もあると思いますし、より良いサービスになっていくことを期待しています。引き続きよろしくお願いいたします。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします